نکات مهم درباره انتخاب نرم‌افزار‌های مالی
- هماهنگ با نیازها
اولین نکته برای تهیه نرم‌افزار حسابداری مطابقت با نیازهای مجموعه است. برای انتخاب نرم‌افزار ابتدا نیازها و انتظارات مجموعه از یک سیستم حسابداری را بشناسید. همچنین، امکانات نرم‌افزار حسابداری و مطابقت آن با نیازهای مجموعه را بررسی کنید.
- سیستم گزارش‌دهی نرم‌افزار حسابداری
مدیران شرکت در نهایت به گزارش‌های یک سیستم مالی توجه می‌کنند. بنابراین گزارش‌های متنوع نرم‌افزار حسابداری از نکات مهم در هر نرم‌افزار حسابداری محسوب می‌شود.
- کنترل بر فعالیت کاربران
اطلاعات وارد شده در نرم‌افزار حسابداری بسیار مهم است و اشتباه یا اخلال در اطلاعات وارد شده می‌تواند باعث مشکلات بسیار زیادی در مجموعه استفاده کننده شود. بنابراین کنترل و ثبت فعالیت کاربران نرم‌افزار حسابداری از مهم‌ترین دغدغه‌های مدیران است. این موضوع باید در انتخاب نرم‌افزار حسابداری خوب مورد توجه قرار گیرد. در واقع میزان کنترل و محدود کردن کاربران از مهم‌ترین امکانات یک نرم‌افزار حسابداری است.
- پشتیبانی نرم‌افزار حسابداری
از دیگر موضوعات مهم و تأثیرگذار در انتخاب نرم‌افزار حسابداری، نحوه پشتیبانی شرکت تولید‌کننده آن است. وجود کارشناسان مجرب در واحد پشتیبانی باعث می‌شود خریدار با اطمینان و سهولت بیشتری از نرم‌افزار حسابداری استفاده کند. همچنین قدمت شرکت تولید‌کننده می‌تواند این اطمینان خاطر را به خریدار بدهد که در سال‌های متوالی می‌تواند از پشتیبانی نرم‌افزار‌های مالی خود استفاده کند.
- یکپارچه بودن نرم‌افزار حسابداری
ارتباط بین زیرسیستم‌های نرم‌افزار مالی باعث می‌شود که سرعت تبادل و ثبت رویداد‌های مالی شرکت بیشتر شود. همچنین صحت اطلاعات ثبت شده در نرم‌افزار حسابداری افزایش می‌یابد. سهولت در ارتباط بین قسمت‌های مختلف نرم‌افزار مالی و همچنین امکان کنترل دقیق بر ارتباط بین قسمت‌ها از مهم‌ترین نکات در انتخاب سیستم‌های یکپارچه مالی است.
- قابلیت ارتقای نرم‌افزار حسابداری
با گسترش کسب‌و‌کار و فعالیت هر مجموعه امکان اضافه شدن نیازها وجود دارد. امکان ارتقا یا افزودن امکانات جدید به برنامه از دیگری نکاتی است که در انتخاب یک نرم‌افزار حسابداری اهمیت دارد.
- سادگی و سهولت آموزش نرم‌افزار
یکی دیگر از نکات مهم در سیستم‌های حسابداری، سهولت در پیاده‌سازی و همچنین سادگی و سرعت در هنگام ورود اطلاعات است. طراحی ساده و دوری از پیچیدگی‌های زائد، باعث استفاده بهتر و کامل‌تر کاربران می‌شود. همچنین، با سرعت بخشیدن به مرحله استقرار نرم‌افزار، باعث کاهش هزینه‌های مجموعه می‌شود.