مشاهده در خرید و استقرار نرم‌افزار BPMS
چرا در انتخاب این نرم‌افزار باید همه جوانب را بسنجیم؟
- هزینه خرید نرم‌افزار بالا است
- هزینه پشتیبانی و نگهداری نرم‌افزار خریداری شده بالا است
- معمولاً در سازمانها جهت خرید نرم‌افزار در سطوح مختلف سازمانی مقاومت وجود دارد
یعنی اگر یکبار سیستم نامناسب BPMS در شرکتی خریداری شود، قطعا فرصت خرید دوباره این سیستم به سختی به پیش می‌آید؛ در حالی‌که این موضوع در مورد سیستم‌هایی مثل مالی به این شدت نخواهد بود. بنابراین مشاوره در ارزیابی، انتخاب و خرید نرم‌افزار امری شناخته شده در سطح دنیا محسوب می‌شود و خریداران نرم‌افزار پیش از اینکه وارد فاز خرید شوند، از طریق دریافت مشاوره از شرکت‌ها و افراد صاحب تجربه در این زمینه، تا حدود زیادی ریسک‌های ناشی از آن را کاهش می‌دهند.
نرم‌افزار BPMS به‌عنوان یک ابزار یا راهکار به معنای واقعی برای طراحی، اجرا، پایش و بهبود فرایندهای کسب‌وکار سازمانی است. این راهکار حاکمیتی را در سازمان برای افزایش چابکی و کارایی، فراهم می‌کند و به سازمان اجازه می‌دهد بتواند عملیات سازمان را با اهداف راهبردی، هم‌راستا کند.
بنابراین اهمیت انتخاب یک نرم‌افزار BPMS مناسب برای یک سازمان از اهمیت بالایی برخوردار است و چه‌بسا هستند سازمان‌هایی که در هنگام خرید و انتخاب اینگونه نرم‌افزارها دچار تردید و سردرگمی می‌شوند و نیازمند یک راهنمایی از طرف یک مشاور را احساس می‌کنند. فرآیند نصب، پیاده‌سازی و استقرار یکی‌از اصلی‌ترین بخش‌ها در چرخه اجرای نرم‌افزار است و تلاش برای پیاده‌سازی هرچه دقیق‌تر و سریع‌تر نرم‌افزار در این بخش به کاهش هزینه‌های پروژه و چابک‌تر شدن سازمانها منجر می‌شود.
آموزش BPMN
- BPMN کامل‌ترین استاندارد مدل‌سازی فرایند در جهان است.
- تقریباً تمام سازمان‌های خوب دنیا فرایندهای خود را با استاندارد BPMN مدل‌سازی می‌کنند.
- تقریباْ تمام BPMS های خوب دنیا استاندارد BPMN را به‌عنوان ابزار مدل‌سازی فرایند خود انتخاب کرده‌اند
در واقع BPMN 2.0 بسیار ساده‌تر از آن چیزی است که شما فکر می‌کنید. یادگیری پترن‌ها و الگوهای BPMN شاید ظرف چند ساعت اتفاق بیفتد ولی بعد از این چند ساعت هیچ شخصی متخصص BPMN نخواهد شد و تنها چیزی که منجر به یادگیری آن به‌صورت کاربردی خواهد شد تمرین و تجربه است.
تدوین معماری سازمانی
معماری سازمانی چارچوبی برای تببین، هماهنگ‌سازی و همسوسازی کلیه فعالیت‌ها و عناصر سازمان در جهت نیل به اهداف راهبردی سازمان است. معمار سازمانی همانند دیگر معماران با بخش‌های مختلف سیستم درگیر می‌شود، اما برخلاف دیگر معماری‌ها، معمار با سیستمی مواجه‌است که اجزای آن اغلب غیر فیزیکی، غیر قابل لمس و مفهومی بوده و روابط حاکم بر آنها حاصل روابط و فرهنگ کاری یا انسانی است. جهت توصیف چنین سیستمی، او نمی‌تواند از روش‌های رایج برای دیگر معماری‌ها استفاده کند و نیاز به استفاده از مدل‌های مختلف دارد.
می‌توان معماری سازمانی را با مجموعه‌ای از مدل‌های به‌هم پیوسته و مرتبط نمایش داد که انتخاب بین انواع مدل‌های مناسب بر عهده معمار است. معماری سازمانی ریشه گرفته از بحث «معماری سیستم‌های اطلاعاتی» و به خصوص «معماری اطلاعات» و ادامه این نوع از معماری‌ها به‌طور خاص در سازمان است. تفاوت معماری سازمانی و معماری سیستم‌های اطلاعاتی در این است که معماری سازمانی تمام جنبه‌های سازمان نظیر کاربران، موقعیت جغرافیایی سیستم‌ها، نحوه توزیع آنها، فرایندهای حرفه، انگیزه کارها، راهبردها، مأموریت‌های سازمان و غیره را در نظر می‌گیرد، در حالی‌که معماری اطلاعات، تنها بر اطلاعات متمرکز شده‌است.
در واقع، در معماری سازمانی با یک نوع مهندسی مجدد در کل سازمان، از منظر سیستم‌های اطلاعاتی روبرو هستیم که سعی در بهبود فرآیندهای کاری سازمان از طریق به‌کارگیری فناوری اطلاعات دارد. این روش از لحاظ تاریخی پیشینه طولانی ندارد و در بین بقیه روش‌ها از تازه‌ترین‌هاست و در طبقه‌بندی آنها از گونه سازمان‌گرا و داده‌گراست و ناشی از گسترش به‌کارگیری فناوری اطلاعات در سازمانها و افزایش تعاملات درون و برون سازمانی و همچنین شتاب روزافزون تغییرات است که بحران فناوری را ایجاد کرده است.
هدف اصلی از به‌کارگیری معماری سازمانی ایجاد ارزش افزوده در خصوص توسعه و به‌کارگیری زیرساخت‌های فناوری اطلاعات در سازمان است. در طرح معماری سازمانی همیشه باید این سوال مطرح شود که چه ارزشی از این طرح ایجاد شده و چه کسی به این ارزش نیاز دارد. در مراحل نخستین از تعریف معماری سازمانی باید اهداف دقیق از تعریف و پیاده‌سازی آن مشخص شود. در این زمان باید تعیین شود که معماری سازمانی به دنبال رفع چه مشکلاتی در سازمان است و چه عواملی سبب شده است تا نیاز به تعریف معماری سازمانی احساس شود. اهداف معماری سازمانی باید به روشنی مشخص شده و معماری نیز در نهایت به نحوی تعریف و پیاده‌سازی شود تا اهداف مذکور محقق شوند. معمولا طرح‌های معماری سازمانی در راستای ایجاد تحول برای جبران مشکلات جاری یا دستیابی به سطوح بالاتری از کارایی تعریف می‌شوند. این اهداف ممکن است در هر سازمان نسبت به سازمان دیگر تفاوت‌هایی داشته باشند بنابراین قبل از اقدام سازمان به تعریف و پیاده‌سازی معماری باید اهداف آن به روشنی مشخص شود.
امکان‌سنجی و نیازسنجی پروژه
سیستم‌های مدیریت فرایندهای سازمانی یکی از دستاوردهای عصر نوین فناوری اطلاعات و ارتباطات است و از جمله پروژه‌هایی است که به دلیل اهمیت آن، چه از بعد مالی و سرمایه‌گذاری و چه از جنبه تأثیرگذاری ساختاری و زیر بنایی آن، نیازمند امکان‌سنجی و انجام مطالعات مقدماتی قبل از اجرا است. به‌منظور پیاده‌سازی موفقیت‌آمیز این سیستم در سازمان‌های امروزی، پروژه مقدماتی امکان‌سنجی اجرای سیستم BPMS در سازمان بسیار مهم بوده و موفقیت پیاده‌سازی در گروی اجرای درست و کامل این پروژه مقدماتی است.
ارزیابی آمادگی سازمان برای اجرایBPM
قبل از راه‌اندازی BPM در سازمان باید مقدمات آن را فراهم کرد، این مقدمات شامل بررسی وضعیت آگاهی و آموزش BPMS و تعیین وضعیت اهداف و استراتژی‌های سازمانی از استقرار BPMS، تعریف متدها و استانداردها درBPMS، وضعیت آمادگی فرآیندها، متولی راه‌اندازی و راهبری BPMS، یکپارچگی نرم‌افزارهای کاربردی و بانک‌های اطلاعاتی، هماهنگی فناوری اطلاعات با کسب و کار شما و وضعیت به‌کارگیری BPMS در سازمان شما است که باید به شفافیت مشخص شود.
مدل‌سازی و مستندسازی فرایندهای موجود
امروزه بحث شناسایی و مدل‌سازی فرایندهای سازمانی، بحثی است که در بسیاری از سازمانها با ابعاد کوچک و بزرگ مطرح است. مباحث مدیریت و مدل‌سازی فرایندهای سازمانی می‌تواند به‌عنوان عامل مهمی در موفقیت کسب و کار سازمانها در نظر گرفته شود. به طور کلی به تصویر درآوردن توالی فعالیت‌های کسب و کار و اطلاعات مرتبط با آن را مدل‌سازی فرایند می‌گویند.
هدف از مدل‌سازی فرایندهای کاری یک سازمان، ایجاد یک زبان مشترک مفهومی (مبتنی بر استاندارد) و ساده (در قالب اشکال گرافیکی که هم حجم کمتری دارند و هم به‌راحتی توسط کاربر قابل درک هستند)، بین مدیران و کارشناسان سازمان و تحلیلگران سیستمی است.
مدل‌سازی فرایندها فعالیتی است که توسط تحلیلگران فرایندها و به‌منظور استخراج فرایندهای موجود و نمایش فرایندهای جدید در تمام متدولوژی‌ها و استراتژی‌های مهندسی مجدد مورد استفاده قرار می‌گیرد. در چنین فعالیتی تحلیلگران از ابزارهای مدل‌سازی برای مدل کردن وضعیت فعلی و وضعیت آینده سازمان استفاده می‌کنند.
مدل‌کردن فرایندهای کسب و کار یکی از ابتدایی‌ترین گام‌های حرکت به سمت بهینه‌سازی آنهاست. هدف از مدل‌کردن فرایندها به نوعی مستندسازی روند انجام اموری است که به هر شکل سازمان در آن دخیل است. وجود یک زبان مشترک و استاندارد به‌منظور مدل‌کردن فرایندها کمک می‌کند تا این مستندات در شرایط زمانی و مکانی مختلف کارایی خود را از دست ندهند.
مهندسی مجدد فرایندهای موجود
مهندسی مجدد به معنی آغازی دوباره، از نو متولد شدن، از نو شروع کردن است. مهندسی مجدد یعنی دگرگون سازی، دگرگونی در ذهن، طرز فکر و نگرش مدیران و کارکنان، در فرهنگ و نظام ارزشی، در فرایندها و پردازش‌ها، در ساختار و سازماندهی و در روش استفاده از تکنولوژی اطلاعات و ارتباطات در سازمانها است. در مهندسی مجدد، طراحی ریشه‌ای فرایندها، تشکیلات و فرهنگ یک شرکت برای دستیابی به جهش‌هایی خارق‌العاده در عملکرد آن شرکت صورت می‌گیرد و به کنار نهادن شیوه‌های قدیمی و سنتی و نگرشی جدید به کار برای به وجود آوردن محصول یا خدمتی مناسب و نیز ارزش دادن به مشتری مد نظر است.
در مهندسی مجدد، هدف دستیابی به نیازهای امروزی همچون کیفیت برتر، خدمات، انعطاف‌پذیری و هزینه پایین است و در نتیجه باید فرایندها را ساده کرد. تعاریف فوق نشان می‌دهند که مهندسی مجدد معمولاً در کل پیکره یک سازمان یا شرکت صورت می‌پذیرد و اقدام به آن تنها در یک بخش سازمان را نمی‌توان نام مهندسی مجدد نامید. اگر چه می‌توان فرایندهای کاری مختلف یک زیر مجموعه را نیز مهندسی مجدد کرد اما شاید اعمال‌کردن این بحث مدیریتی در تمام آن مجموعه با توجه به چالش‌های پیش رو، لازم باشد. عصر حاضر به گونه‌ای است که در معرض تغییرات سریع و مداوم قرار دارد و این تغییرات بر رفتار و نیازهای مشتریان نیز اثر می‌گذارد. بنابراین، سازمانها نیز باید این تغییرات را و اثر آن را بر مشتری تجزیه و تحلیل کرده و در فرایند فعالیت‌های خود اعمال کنند.
مراحل اولیه BPR
- مرحله اول:
تعیین دیدگاه کسب و کار و اهداف فرایندی این متدولوژی با وضع چشم‌انداز و اهداف فرایند آغاز می‌شود. به عبارت دیگر، به جای تمرکز بر فعالیت‌ها و وظایف، به منظور حذف گلوگاه‌های فرایند باید بر روی کل فرایند باز طراحی انجام شود تا چشم‌انداز و اهداف فرایند محقق شود.
- مرحله دوم:
شناسایی فرایندهایی که باید باز طراحی شوند. این مرحله شبیه به مرحله تحلیل پارتو(Pareto) در متدولوژی TQM است. به‌جای بازطراحی تمام فرآیندها، تنها فرایندهای کلیدی و موثر، طراحی مجدد می‌شوند.
- مرحله سوم:
درک و سنجش فرایندهای موجود مرحله سوم، شامل درک و سنجش فرایندهای موجود، به منظور مشخص‌کردن عارضه‌های آنها است. این تشخیص با هدف «تعیین مقیاسی برای سنجش بهبودهای آتی» صورت می‌گیرد.
- مرحله چهارم:
تشخیص نقش IT این مرحله تلاش برای تشخیص نقش IT در طراحی مجدد فرآیندهاست. بنیانگذاران BPR اعتقاد داشتند با اهرم IT ، می‌توان انتخاب‌هایی برای ساخت فرایندهای طراحی مجدد داشت.
- مرحله پنجم:
پیاده‌سازی نسخه آزمایشی در این مرحله، یک نسخه آزمایشی از فرایند پیاده‌سازی می‌شود. این نسخه آزمایشی بیش از برنامه‌های کاربردی IT ، در سازمان‌های کسب و کار توسعه پیدا می‌کند و به‌عنوان پایه جهت بهبود تکرارشونده، پیش از پیاده‌سازی کامل مورد استفاده قرار می‌گیرد.