رد دفاتر در اینباره دو حالت کلی خواهد داشت:
- اگر درآمد باشد و در دفاتر ثبت نشده باشد، این مورد کتمان درآمد در نظر گرفته شده و باعث رد دفاتر می شود.
- اگر هزینه باشد و در دفاتر ثبت نشده باشد، عدم ثبت رویداد مالی تلقی شده و باعث رد دفاتر خواهد شد.
با این وجود، در صورتی که معامله در دفاتر باشد ولی در معاملات ارسال نشده باشد، جریمه تنها مربوط به عدم ارسال معاملات فصلی تعلق خواهد گرفت.
۱۲ مورد از شرایطی که باعث رد دفاتر میشود به شرح زیر می‌باشد:
1: عدم ثبت یک یا چند رویداد مالی در دفاتر
2: عدم توانایی در اثبات اختیاری بودن خارج شدن یک دفتر از دسترس
3: تغییر نرم افزار حسابداری طی سال مالی بدون اطلاع رسانی به اداره دارایی
4: اگر روش نگهداری دفتر از ماشینی به دستی و یا بالعکس تغییر کند، دفتر رد خواهد شد
5: در دفاتر روزنامه اگر بیش از حد معمول جای سفید گذاشته شود، دفتر رد خواهد شد
6: عدم ثبت دفتر در مراجع ذی ربط و یا فقدان یک یا چند برگ از آن
7: تاخیر در ثبت دفاتر کل بیش از ۲ ماه و برای دفاتر روزنامه بیشتر از ۱۵ روز
8: تحریر دفاتر به غیر از پول رایج کشور و زبان فارسی
9: عدم ثبت عملیات شعب در دفاتر مرکز، طبق بند ۱۰ فصل ۵ آیین نامه تحریر دفاتر شعب، عملیات ها باید حداقل سالی یکبار تا قبل از بسته شدن حساب ها و یا به صورت ماهانه تا قبل از پایان ماه بعد در دفاتر مرکز ثبت شوند.
10: عدم تطبیق موارد مکتوب شده در دفاتر با سیستم های مکانیزه یا کامپیوتری
11: عدم ارائه کلیه دفاتر، درحقیقت گاهاف مودی از مجموع دفاتری که ثبت کرده است فقط چند مورد را ارائه میدهد و دفاتر نانویس را نگه داشته که این امر باعث رد دفاتر خواهد شد.
12: حذف برخی از عملیات ها در دفاتر الکترونیکی