ERP یا همان ای آر پی، در انگلیسی مخفف عبارت enterprise resource planning و به معنی برنامه‌ریزی منابع سازمانی است. ای آر پی در واقع به یک بسته نرم‌افزاری یکپارچه اشاره دارد که برای سازمان‌دهی همه زمینه‌های اجرایی یک شرکت ساخته شده است.
در واقع ای آر پی می‌تواند با استفاده از یک رابط کاربری، بسیاری از امور مربوط به خدمات مشتری، تولید، فروش، انبارداری و سایر بخش‌ها را مدیریت کند. بسیاری از سیستم‌های ای آر پی، معمولاً در زنجیره تأمین کالا، از تولید کننده تا مصرف کننده، می‌توانند تمام مراحل را مدیریت و نظارت کنند. در واقع به طوری که با استفاده از چنین نرم افزارهایی می‌توانید شرکت خود را از یک سازمان معمولی به یک سازمان بسیار موفق تبدیل کنید.
ای آر پی چیست؟
ای آر پی ها همان طور که گفتیم، بسته‌های نرم افزاری هستند که برای مدیریت منابع ساخته شده‌اند. این نرم افزارها عملکردهای بسیار گسترده‌ای دارند که به شما اجازه می‌دهند که تمام فرآیندهایی که در کسب و کار شما در حال رخ دادن هستند را مدیریت کرده و بر آن‌ها نظارت کنید. در واقع جامع‌ترین نرم افزارهایی که برای چنین کارهایی در اختیار دارید، همین ای آر پی ها هستند. حتی واقعاً فرقی نمی‌کند که حوزه کاری شما دقیقاً چه چیزی باشد؛ در هر صورت می‌توانید از این بسته‌های نرم افزاری برای بهبود کارآیی کسب و کار خود استفاده کنید.
مزایای ای آر پی ها چیست؟
انواع گزارش‌های مالی، مثلاً وضعیت ثبت سفارش‌ها، وضعیت فروش، گزارش موجودی وجوه و انواع دیگر صورتحساب‌ها را از طریق این نرم افزارها دریافت کنید. در واقع تمام گزارش‌هایی که نرم افزار حسابداری به شما می‌دهد را می‌توانید همراه با آپشن‌های اضافه از ای آر پی ها بگیرید. این گزارش‌ها چیزی بیشتر از داده‌های آماری و چند جدول و نمودار هستند. شما با استفاده از آن‌ها می‌توانید تجارت خود را به طور مؤثری مدیریت کنید.
اتوماسیون یا همان روند انجام خودکار کارها، به افزایش بهره‌وری در تجارت شما کمک می‌کند. با استفاده از نرم افزارهای ای آر پی، می‌توانید جریان‌های کاری خود را خودکار کرده و روند انجام بیشتر کارها را سرعت ببخشید.
با آنکه برخی از شرکت‌ها تنها از ای آر پی استفاده می‌کنند، اما معمولاً شرکت‌های بزرگ در کنار آن‌ها، از نرم افزار حسابداری نیز برای مدیریت بهتر مالی کمک می‌گیرند. ای آر پی ها این امکان را دارند که به نرم افزار حسابداری متصل شده و همه چیز را به طور خودکار مدیریت کنند. مثلاً حساب‌های دریافتی، حساب‌های پرداختی، مدیریت نقدی و … به این ترتیب می‌توانید معاملات مالی خود را سریع‌تر پیگیری کنید.
با استفاده هم‌زمان از نرم افزار حسابداری و ای آر پی، نیازی نیست که دو بار داده‌های خود را وارد هر دو سیستم کنید. روند همگام‌سازی داده‌ها به طور خودکار و مداوم انجام می‌شود و نیازی نیست برای یک کار خسته‌کننده، دو بار برای ورود داده زمان بگذارید.
سیستم‌های ای آر پی، این امکان را ایجاد می‌کنند که تا حد امکان از وارد شدن داده‌های نادرست جلوگیری شود. با توجه به اتوماسیون بودن کارها، احتمال آنکه خطاهای انسانی مانند وارد کردن نام یا شماره تلفن اشتباه رخ دهد، بسیار کم است. همچنین این سیستم به شما اجازه می‌دهد که هر کدام از کارهای سازمان را به طور دقیق ردیابی کنید، مثلاً روند ارسال کالا به مشتری را در نظر بگیرید؛ در صورتی که یکی از اجناس به دست مشتری نرسد، شما می‌توانید دقیقاً ارزیابی کنید که در بین کدام یک از مراحل خروج از انبار، ارسال به انبار شهر مربوطه، ارسال از انبار به مقصد، این کالا گم شده است. همچنین شما راحت‌تر می‌توانید اشخاصی را که دچار اشتباه یا تخطی شده‌اند را پیدا کنید.
تفاوت بین نرم افزار ای آر پی و نرم افزار حسابداری
تفاوت اندکی بین این دو وجود دارد. نرم افزارهای ای آر پی در واقع جامع‌تر از نرم افزارهای حسابداری هستند. همان طور که گفتیم، این نرم افزارها، می‌توانند علاوه بر مدیریت مالی، روند ارسال کالا، مدیریت مشتری (که البته مدیریت تخصصی مشتری بر عهده نرم افزارهای سی آر ام است) را انجام می‌دهند. به عبارت ساده‌تر، نرم افزارهای حسابداری، زیر مجموعه‌ای آر پی ها محسوب می‌شوند. هر چند هر دو با هم تفاوت‌هایی دارند، اما سؤال این است که آیا تفاوت آن‌ها آن‌قدر محسوس است که به همه کسب و کارهای پیشنهاد کنیم که یک ای آر پی را نصب کنند؟
نرم افزارهای حسابداری به طور سنتی به یک نهاد در اکثر سازمان‌ها تبدیل شده‌اند و بسیاری از کسب و کارهای کوچک که البته رویای بزرگ شدن را در سر نمی‌پرورانند، معمولاً یک نرم افزار حسابداری را به هر چیز دیگری ترجیح می‌دهند. اما واقعیت این است که این نرم افزارها مانند هر چیز سنتی دیگری، تا چند سال آینده از بین می‌روند. خصوصاً این که ای آر پی ها با آنکه تقریباً عملکرد مالی مشابهی نسبت به نرم افزارهای حسابداری دارند، اما نرخ رشد کسب و کار را بالا می‌برند. بنابراین در این شرایط چرا همچنان باید به نرم افزار حسابداری خود بچسبید؟
نرم افزارهای ای آر پی یک برنامه‌ریزی سازمانی با قابلیت سازگاری و ویژگی‌های یکپارچه را به شما ارائه می‌دهند که فرآیندهای شما را ساده‌تر می‌کند. مهم‌ترین مزیت این نرم افزارها، قابلیت اداره امور مالی و حسابداری است که برای کسب و کارهای کوچک و بزرگ مفید هستند. این نرم افزارها، می‌توانند در اکنون و در آینده، از کسب و کار شما به خوبی پشتیبانی کنند.