نقطه مشترک همه کسب و کارهای دنیا، پرداخت مالیات است. همه ما می‌خواهیم مالیات خود را کاهش دهیم و خوشبختانه روش‌های قانونی زیادی برای انجام این کار وجود دارد. با این حال، تلاش‌هایی که به طور عمده برای پنهان کردن درآمد واقعی (فرار مالیاتی) صورت می‌گیرند، می‌توانند واقعاً شما را دچار مشکل کنند.
این مفهوم به عنوان فرار مالیاتی شناخته می‌شود و هر چند روشی است که اغلب افراد مشهور و شرکت‌های بزرگ و ثروتمند از آن استفاده می‌کنند؛ اما افراد با درآمد متوسط نیز این کار را انجام می‌دهند. مثلاً اگر شما در سال گذشته 50 میلیون تومان درآمد داشته‌اید و هنگام پر کردن سررسید مالیاتی خود ادعا می‌کنید که فقط 30 میلیون تومان در سال گذشته درآمد داشته‌اید، این کار شما غیر قانونی است و در زمره جرایم مالیاتی قرار می‌گیرد.
با این حال، آمارها نشان می‌دهد که تعداد زیادی از کارفرماها و شرکت‌ها، قصد فرار مالیاتی ندارند و تنها به دلیل اشتباهات محاسباتی، درگیر جرایم مالیاتی شده‌اند. گاهی نیز ممکن است حسابدار یا کارمندان یک شرکت به طور خودسرانه در آمارهای مالی شرکت دست برده و کل سازمان را به خطر بیاندازند
جالب است بدانید که با استفاده از یک نرم افزار حسابداری خطاهای انسانی را به حداقل می‌رسانید و البته با کنترل بهتر روی کارمندان، می‌توانید در زمان پر کردن سررسید مالیاتی خود، خیال راحت‌تری داشته باشید. در ادامه بررسی می‌کنیم که چطور یک نرم افزار حسابداری می‌تواند در این زمینه به شما کمک کند تا کمترین تقلب و تخلف در سازمان شما به وقع بپیوندد و تا حد ممکن از جرایم مالیاتی دور بمانید. پس در ادامه با ما همراه باشید.
جلوگیری از فرار مالیاتی کارمندان با نرم افزار حسابداری
سازمان‌ها به ندرت دوست دارند که در مورد مباحث مربوط به کلاهبرداری‌های مالی (فرار مالیاتی) صحبت کنند؛ اما سالانه میلیون‌ها دلار در سراسر جهان از این طریق، نصیب افراد کلاهبردار می‌شود.
حتی اگر شما به عنوان مدیر یک مجموعه، تلاش کنید که تمام امور قانونی مربوط به مالیات را رعایت کنید، باز هم ممکن است که در تیم شما کارمندان بی پروایی وجود داشته باشند که از طریق دست‌کاری در پرونده‌های پرداخت شده به بانک‌ها، تغییر نام مشتریان، آدرس‌ها و اطلاعات پرداخت، ایجاد و تائید فروشندگان ساختگی، سفارش‌های خرید جعلی و ثبت بی دلیل ساعات اضافه کاری، سعی می‌کنند که در این میان به سود برسند.
به گفته حسابرسان و تحلیلگران، انتخاب یک نرم افزار حسابداری مناسب، یکی از بهترین راه‌ها برای تشخیص و پیگیری موارد مربوط به سوء استفاده از سیستم حسابداری و البته جلوگیری از انواع تقلب‌ها است.
با گذشت سال‌ها، نرم‌افزارهای حسابداری به طور خاص گسترش پیدا کرده‌اند و به سازمان‌ها در همه امور مربوط به مالیات‌ها کمک می‌کنند. این نرم‌افزارها از طریق ردیابی حسابرسی، هشدارها و محدودیت دسترسی این کار را انجام می‌دهند.
چگونه امور حسابداری را کنترل کنیم؟
برخلاف سیستم‌های دستی که در آن اسناد می‌توانند «گم شوند» یا به سادگی توسط اسناد تقلبی جایگزین شوند، می‌توان یک سیستم حسابداری قدرتمند را برای سازمان خریداری کرد تا گزارش‌های مربوط به انواع فعالیت‌ها را صادر کند، به کاربران اجازه دهد به تاریخ معامله، تائید داده‌ها، میزان پرداختی‌ها و اطلاعات مشتری‌ها دسترسی داشته باشند.
حتی نرم‌افزار حسابداری با کارکردهای ویژه این امکان را فراهم می‌کند که کاربران بتوانند معاملات نقدی که داخل تاریخچه پرداخت‌های بانکی ثبت نشده‌اند را جستجو کرده و به اسناد آن دسترسی پیدا کنند.
تنظیم هشدار بر روی رویدادهای خاص
شما با استفاده از یک نرم افزار حسابداری می‌توانید هشدارهایی در زمینه‌های خاص تنظیم کنید تا در مورد هرگونه تغییرات ایجاد شده به شما اطلاع بدهد. به عنوان مثال، می‌توانید سیستم را طوری تنظیم کنید که در زمان تغییر نام، آدرس و جزئیات بانکی در حساب‌های مشتری‌ها به شما هشدار بدهد. ابزارهای اضافی، مانند FIM (نظارت بر یکپارچگی پرونده) و IDS (سیستم تشخیص نفوذ) نیز به مدیران سیستم درباره هرگونه نقص در یکپارچگی پرونده‌ها و دسترسی به شبکه اطلاع می‌دهد.
آیا می توانیم برای هرفرد در نرم افزارحسابداری سطح دسترسی تنظیم کنیم؟
یکی دیگر از کارکردهای مفید که در اکثر نرم افزارهای حسابداری وجود دارد، محدودیت دسترسی کاربر است. با اجرای تفکیک وظایف به همراه ساز و کارهای دقیق، سیستم حسابداری باعث می‌شود که کلاهبرداران از انجام کارهایی که مجاز به انجام آن‌ها نیستند منع شوند. حتی اگر یک کارمند صلاحیت اضافه کردن فروشنده جدید یا تغییر اطلاعات پرداخت را داشته باشد.
به عنوان مثال، حسابدار یا مدیر فروش، باید ابتدا برای انجام این کارها تائید بگیرد و شما نیز به عنوان مدیر در جریان همه این تغییرات قرار بگیرید. همچنین می‌توان از فناوری نرم افزار حسابداری برای خودکار کردن نقل و انتقالات صندوق‌های الکترونیکی استفاده کنید که خطرات استفاده از چک را از بین می‌برد.
علاوه بر بهبود کنترل‌های داخلی، یک سیستم حسابداری می‌تواند به شما در پیروی از مقررات، قوانین و عملکردهای خاص در سررسید مالیاتی کمک کند. شما دیگر نیازی نیست که نگران اشتباه در محاسباتی باشید که منجر به پیگرد قانونی شما شود. بلکه همه محاسبات به طور دقیق و با کمترین خطا انجام می‌شود.
جمع بندی نهایی
مدیریت ریسک باید در طول محاسبات مالی به عنوان اولویت اصلی در نظر گرفته شود. تجزیه و تحلیل خطرات مشاغل و برنامه ریزی برای رفع و حل آن خطرات، نه تنها از صدمات سهوی و عمدی جلوگیری می‌کند، بلکه به حفظ مستندات مدیریتی و رعایت مقررات نیز کمک شایانی می‌کند.
کار دیگری که شما باید انجام دهید این است که کارمندان خود را مسئول قانونمند نگه داشتن سازمان خود کنید. با تلفیق فناوری پیشرفته نرم افزار حسابداری با حرفه‌ای بودن کارکنان و سیاست‌های مناسب، شما یک سیستم کنترل قوی ایجاد خواهید کرد که به شما در تشخیص از بین بردن و جلوگیری از فعالیت‌های کلاهبرداری کاربر نه فقط در زمان پر کردن سررسید مالیاتی، بلکه در همه سطوح کمک می‌کند.