امروزه کار با نرمافزارهای حسابداری باعث تغییرات زیادی در امور حسابداری حوزه‌های مختلف می‌شود، علاوه بر ایجاد نظم و دسترسی به اطلاعات، موجب رونق و سود دهی بیشتر در بازار کسب و کار شده است. در حقیقت این نرم‌افزارها باعث آسان تر شدن و تسریع در امور حسابداری و مالی در زمینه‌های گوناگون کاربردی برای شرکت‌ها، فروشگاه‌ها، کارخانه‌ها و غیره می‌شود.
با پیشرفت تکنولوژی و همسویی جامعه با فناوری‌های نوین استفاده از برنامه‌های حسابداری هم رایج شده و این امر در بازار کسب و کار تغییر بزرگی در شرح وظایف کارکنان و نیروی کار حسابداری ایجاد کرده است.
حضور نرمافزارهای حسابداری بخشی از مسئولیت‌های کاربران را به عهده گرفته و از طرفی باعث سرعت بخشیدن و آسان‌تر شدن رسیدگی به امور مالی و بخش حسابداری شده است.
واحدهای مالی و حسابداری شرکت‌ها کارخانه‌ها و اصناف برای انجام امور مالی، حسابداری در زمینه‌های مختلف استفاده کاربردی از نرم‌افزارها دارند. بخش‌های اصلی که نرم‌افزار حسابداری در آن نقش مهمی را ایفا می‌کند انبار‌داری و دارایی، حساب‌های بانکی و صندوق‌ها، صورت‌های مالی می‌باشد که سرعت بخشیدن و سهولت کار در بخش حسابداری می تواند یکی از دلایل رونق و سوددهی بیشتر در بازار کسب و کار باشد.
امکانات نرمافزارهای حسابداری
به طور کلی واحدهای تجاری و صنفی در زمینه‌های زیر می‌توانند از نرمافزارهای حسابداری بهره برداری کنند:
- از کالاها و خدمات و طرف حساب‌های خود بانک نگهداری اطلاعات داشته باشند که در صورت لزوم بتواند از آنها گزارش‌های مورد نظر را اخذ نمایند.
- حساب‌های بانکی خود را در نرم افزار تعریف کنند و بر اساس برداشت‌ها و ورودی‌ها و خروجی‌های حساب خود مطلع شوند.
- مراودات و تعاملات مالی خود با طرف حساب‌ها را ثبت و نگهداری کنند و در صورت لزوم به راحتی از این اطلاعات گزارش تهیه نمایند.
- تاریخ‌های وصول چک‌های دریافتی و پرداختی خود را با استفاده از امکانات راس گیری محاسبه و ثبت کرده و برای دریافت و پرداخت آنها برنامه‌ریزی نمایند.
- دفعات شمارش انبار گردانی و سفارش‌های خرید و فروش را ثبت کرده و از وضع موجودی کالای خود به راحتی در پشت میز کار و یا گوشی‌های همراه خود اطلاعات مورد نیاز را کسب نمایند.
- برای فروش اقساطی اجناس به مشتریان خود و مدیریت اقساط بانکی خود روش های نظارت و مدیریت داشته باشند.
- انواع فاکتورها به تفکیک خرید، فروش، برگشت از خرید و فروش، فاکتورهای امانی، ضایعات و پیش فاکتورها را در راستای خدمات صنف خود صادر کنند.
- با استفاده از امکانات امور مالی و امکان انواع پرداخت ها، سند‌های حسابداری و مجوز‌ها و حواله‌های ورود و خروج کالا را صادر نمایید.
- قالب و ظاهر فاکتورها و اسناد را بر اساس نیاز و دلخواه خود طراحی و چاپ نمایند.
- امور مالی و حساب سود و زیان خود را گزارش‌گیری کرده و برای برنامه‌های آینده با اطلاعات و نگاهی همه جانبه تصمیم گیری کنند.
- در هر زمان و یا در پایان دوره های مالی خود بتواند از کلیه اطلاعات نسخه های پشتیبان تهیه کرده و امکان آرشیو فایل‌های اطلاعات انجام دهد.
ویژگی‌های یک نرم‌افزار حسابداری مناسب برای اصناف
یک نرم‌افزار حسابداری که مناسب اصناف و کسب و کارها باشد دارای گروه پشتیبانی است که دو مسئولیت مهم رفع مشکالات احتمالی و به روز رسانی نرم‌افزارها را به عهده دارند چرا که سرعت تغییرات و افزایش نیاز صاحبان کسب وکار ایجاب می‌کند نرم‌افزاری برای انجام امور مالی خود تهیه کنند که جوابگوی این تغییرات و نیازها باشد.
در برخی از شرکت‌ها بنا بر نیاز مشتریان و صاحبان کسب و کار نرمافزارهای متناسب با صنف و بر اساس کاربری‌های آن کسب و کار برنامه‌ریزی، طراحی و تهیه شده است. مطالعه کسب اطلاعات و آگاهی از نیاز انواع اصناف کمک می‌کند که امکانات امور حسابداری و مالی برای هر فعالیت صنفی منحصر به همان صنف طراحی شود و این اختصاصی شدن نرم‌افزارها موجب دسترسی آسان و سرعت تهیه و استفاده از انواع نرم‌افزارها می‌شود.
پس اختصاصی دیده شدن در نرم‌افزارها حسابداری می‌تواند یکی از مهمترین ملاک‌های انتخاب و خرید نرم‌افزار توسط کاربران و صاحبان کسب و کار باشد چرا که توجه تولید کننده نرم‌افزار به نیازهای انواع کسب و کار، نشان از دانش، آگاهی و مطالعه حرفه ایی دارد که هدفش ارائه خدمات مالی و حسابداری در جامعه می باشد.
نتیجه گیری
با توجه به موارد ذکر شده می‌توان گفت استفاده از نرمافزارهای حسابداری در دنیای پرشتاب امروزی برای همه کسب و کارها اجتناب ناپذیر است و منفعت های چند سویه برای مدیران صنف های مختلف دارد از کسب اطمینان و آسوده خاطر شدن از درج و ثبت اطلاعات گرفته تا صرفه جویی در بکارگیری نیروی کار، ولی ضروری است، اصناف که درگیر مشکلات عدیده کسب و کار خود هستند نیز با مطالعه و توجه به نیازهای خود یک نرم‌افزار حسابداری متناسب با فعالیت ها و نیازمندی خود تهیه کند تا باری از دوششان برداشته شود.