چگونه می‌توان نرم افزار حسابداری خود را با خدمات بانکی، حمل و نقل و فروشگاه اینترنتی خودمان یکپارچه سازی کنیم؟
استفاده از نرم افزار حسابداری برای کسب و کارهای آنلاین و آفلاین یک امر ضروری است. با آن که بسیاری از فروشگاه‌ها و خرده فروشی‌ها از نرم افزارهای حسابداری استفاده می‌کنند، اما مدیریت یک کسب و کار به صورت آنلاین و آفلاین می‌تواند کمی چالش برانگیز باشد.
ما در یک مقاله جداگانه به موضوع مدیریت عمده فروشی آنلاین و سنتی به طور همزمان پرداخته‌ایم. در این مقاله قصد داریم به چگونگی مدیریت حسابداری یک کسب و کار بپردازیم که هم دارای فروشگاه اینترنتی است و هم فروش حضوری و سنتی را انجام می‌دهد. در این مقاله با ما همراه باشید.
اهمیت یکپارچه سازی نرم افزار حسابداری
نرم افزارهای حسابداری با هدف ساده‌تر کردن امور مالی شما به بازار آمده‌اند. همان طور که می‌دانید در یک فروشگاه حضوری نرم افزار حسابداری به شما کمک می‌کند که یک مرجع سریع برای پیگیری پرداخت‌ها، فاکتورها و سررسیدها داشته باشید. همچنین استفاده از نرم افزارهای حسابداری در هنگام پر کردن فرم‌های مالیاتی نیز به شما کمک می‌کند. ارائه فاکتورها، امکان نظارت بر جریان پول و کاهش هزینه‌ها از دیگر مزایای استفاده از این نرم افزارها است.
تمام دلایلی که شما را مجاب می‌کنند برای فروشگاه حضوری خود از یک نرم افزار حسابداری استفاده کنید، برای فروشگاه‌های اینترنتی هم صدق می‌کنند. یک فروشگاه اینترنتی حتی در زمانی که شما خواب هم هستید فعال است و می‌تواند فروش داشته باشد.
بنابراین مدیریت همه خریدها، مدیریت ارسال کالاها و هزینه‌های جانبی مانند اجاره انبار یا هزینه‌های ارسال کالا باید به صورت دقیق انجام شوند. در صورتی که نتوانید فروش آنلاین و آفلاین خود را به یکدیگر متصل کرده و هر دو را با هم مدیریت کنید، در آینده دور یا نزدیک ممکن است متحمل ضرر شوید.
پیشنهاد ما این است که از نرم افزارهای حسابداری استفاده کنید که می‌تواند به فروشگاه اینترنتی شما متصل شده و کار حسابداری فروش شما را در هر دو روش سنتی و آنلاین با هم انجام بدهند.
این کار کمک می‌کند که شما هر تراکنشی که در فروشگاه اینترنتی خود دارید، توسط نرم افزار حسابداری ذخیره شود. پیگیری میزان فروش در طول ماه، بررسی کالاهای پر فروش، ردیابی حساب‌های بانکی، مدیریت بهتر سیستم حمل و نقل و همچنین اطلاعات مشتریان از مزایای دیگر این کار است.
چطور نرم افزار حسابداری را به فروشگاه اینترنتی خود متصل کنیم؟
در ابتدا باید گفت که شما نمی‌توانید این کار را برای هر نوع فروشگاه یا هر نرم افزار حسابداری انجام بدهید. تنها برخی از نرم افزارهای حسابداری این امکان را دارند که به یک فروشگاه اینترنتی متصل شوند. فروشگاه سازی هم که برای ساخت فروشگاه آنلاین خود انتخاب کرده‌اید، باید این قابلیت را داشته باشد که به نرم افزار مربوطه متصل شود.
این کار اصلاً سخت نیست. کافی است هنگام خرید فروشگاه ساز یا خرید نرم افزار حسابداری، سرویسی را خریداری کنید که این قابلیت را برای شما فعال کند. در شرایطی که این امکان برای شما وجود ندارد، می‌توانید از یک کد نویس بخواهید که این یکپارچه سازی را برای شما انجام دهد.
مزایای یکپارچه سازی نرم افزار حسابداری فروشگاه اینترنتی و سنتی
یک فروشنده موفق می‌داند که موفقیت تنها در فروش بالاتر نیست. خصوصاً هنگامی که از یک فروشگاه اینترنتی صحبت می‌کنیم، تبلیغات، بازاریابی، انجام تحقیقات کافی در مورد بازار، اطلاع از نقاط ضعف و قوت کسب و کار و الگوی فروش نیز می‌توانند تضمین کننده موفقیت، در این زمینه باشند. مثلاً الگوی فروش در فصل بهار و ایام نوروز با الگوی فروش در اواسط تابستان متفاوت است.
کاربران رفتارهای متفاوتی از خود نشان می‌دهند و علاقه‌مندی‌های آن‌ها در طول دوره‌های مختلف عوض می‌شود. همچنین با فصل‌های مالیاتی روبرو هستیم که باید گزارش‌های مالی خود را آماده کرده و به سازمان‌های مالیاتی تحویل دهید. همه این کارها اگر توسط یک نرم افزار حسابداری انجام نشود، زمان و هزینه زیادی روی دست شما می‌گذارد.
دسترسی گسترده و فضای ذخیره سازی ابری یکی از مزایایی است که یکپارچه سازی نرم افزار حسابداری با فروشگاه اینترنتی برای شما دارد. به این ترتیب هر جا که باشید و هر زمان که بخواهید می‌توانید به امور مالی فروشگاه اینترنتی خود رسیدگی کنید. حتی در برخی از موارد می‌توانید از تلفن همراه خود به نرم افزار حسابداری فروشگاه اینترنتی دسترسی داشته باشید.
اگر کارهای حسابداری فروشگاه اینترنتی خود را به یک نرم افزار بسپارید، در درازمدت در هزینه‌های فروشگاه صرفه جویی می‌کنید و کاهش هزینه خواهید داشت. چرا که نه نیازی هست که شخصاً برای انجام این امور زمان بگذارید و نه نیازی به استخدام حسابدار خواهید داشت. خصوصاً اینکه فروشگاه‌های اینترنتی در طول زمان رشد چشمگیری دارند و رسیدگی به همه کارهای مالی آن می‌تواند وقت زیادی را از شما بگیرد.
کاهش خطاهای محاسباتی خواهید داشت حتی اگر در محاسبات ریاضی خیلی هم موفق باشید، باید بدانید که صحت و دقت دو جنبه مهم در فرآیندهای حسابداری هستند. هنوز هم خطاها و محدودیت‌های زیادی در حسابداری وجود دارند که در صورت بروز حتی ممکن است به جریمه‌های مالیاتی نیز منجر شوند.
بنابراین یک نرم افزار دقیق حسابداری می‌تواند تمام این کارها را برای فروشگاه شما با هدف کاهش خطا و هزینه انجام دهد. امکان پیگیری حساب‌های بانکی از واریزها، پرداخت ها، بدهی‌ها و اطلاعات حساب‌های بانکی مختلف، همگی توسط نرم افزار حسابداری می‌توانند پیگیری شوند.
مدیریت سیستم حمل و نقل برای ثبت سفارش‌ها، پرداخت‌ها، پرداخت‌هایی که در محل انجام می‌شوند و هزینه‌هایی که سیستم حمل و نقل برای کسب و کار شما دارد، با استفاده از نرم افزار حسابداری یکپارچه که با فروشگاه اینترنتی شما متصل شده است قابل ثبت و پیگیری هستند.