بیش از نیمی از رستوران‌هایی که افتتاح می‌شوند، در دو سال اول شروع به کار، ورشکست می‌شوند. این یک واقعیت شناخته شده در صنعت رستوران داری است و یکی از اصلی‌ترین دلایلی است که کارآفرینان تازه کار را دچار هراس می‌کند.
با آنکه صنعت رستوران داری فضای بی‌رحمانه‌ای دارد، هنوز هم کسانی هستند که نه تنها در این زمینه موفق می‌شوند، بلکه به رهبران و پیشروان این صنعت نیز تبدیل می‌شوند. اما چه چیزی آن‌ها را به این موفقیت می‌رساند؟ در حالی که عوامل مختلفی در موفقیت رستوران‌ها تأثیرگذار هستند، اما مدیریت صحیح برنامه مالی، یکی از اصلی‌ترین دلایل این امر است.
اکثر رستوران‌ها فاقد برنامه مالی مناسب هستند. معمولاً رستوران‌های تازه کار آن‌قدر در تهیه سرمایه برای افتتاح رستوران تمرکز می‌کنند که برنامه حسابداری را فراموش می‌کنند؛ یعنی پولی که باعث حفظ تجارت می‌شود، تا زمانی که رستوران به سطح صفر برسد و شروع به تولید سود کند.
شاید برای شما سؤال پیش بیاید که سطح صفر چیست؟ سطح صفر جایی است که هزینه‌های شما با میزان فروش با یکدیگر برابر می‌شوند و میزان سود شما به سطح صفر می‌رسد. شاید در این مرحله صندوق شما خالی باشد اما خبر خوب این است که تا این جای کار، تجارت شما با موفقیت انجام شده است.
برای رسیدن به این نقطه، باید قبل از شروع کار رستوران، هزینه‌های مورد نیاز تجارت خود را به خوبی پیش بینی کنید، سرمایه در گردش لازم را کنار بگذارید و پیش بینی کنید که چه مدت طول می‌کشد تا به سطح صفر برسید.
نحوه مدیریت مالی رستوران
برای اینکه بتوانید امور مالی رستوران خود را به خوبی ارزیابی کنید، باید از همان ابتدا کارهای خاصی را انجام دهید. کارهایی از قبیل پیش بینی بودجه برای هزینه‌های اولیه، در نظر گرفتن نرم‌افزار حسابداری ویژه رستوران، مشخص کردن جریان پول و پرداخت و موارد دیگر را شامل می‌شود. در اینجا به کارهایی که باید برای مشخص کردن برنامه مالی رستوران خود در نظر داشته باشید، اشاره می‌کنیم.
- بودجه‌بندی هزینه‌ها را انجام دهید
اولین و مهم‌ترین قدم برای مدیریت امور مالی، بودجه‌بندی هزینه‌ها است. برای این کار باید همه هزینه‌های ثابت و هزینه‌های متغیر خود را بدانید، هزینه ثابت مانند پرداخت حقوق کارمندان و اجاره محل است و هزینه‌های متغیر مانند خرید مواد اولیه. در این مرحله شما می‌دانید که چقدر پول دارید و تا چه اندازه می‌توانید خرج کنید.
برای جلوگیری از هر گونه سردرگمی، بهتر است از یک نرم‌افزار مالی مناسب استفاده کنید که بتوانید خریدها و همه هزینه‌های خود را تحت پوشش قرار دهید. این نرم‌افزار مالی نه تنها می‌تواند به شما نشان دهد که میزان دارایی و بدهی شما چقدر است، بلکه نشان می‌دهد که اولویت شما هنگام ایجاد درآمد چیست. مثلاً اولویت اول شما می‌تواند خرید مواد اولیه برای ماه بعد یا پرداخت حقوق کارکنان باشد. - جریان پول را ردیابی کنید
یک نرم‌افزار حسابداری خوب، می‌تواند به شما بگوید که جریان پول در سیستم رستوران شما به چه شکل است. جریان پول صرفاً به میزان موجودی یا بدهی شما منحصر نمی‌شود؛ بلکه به شما می‌گوید که جریان نقدی و غیر نقدی پرداخت‌ها در هر روز و هر هفته به چه مقدار است و چقدر از حساب شما پول خارج می‌شود.
بسیاری از مدیران رستوران‌ها تمایل دارند که از میزان موجودی و بدهی خود اطلاع داشته باشند؛ اما ثبت جریان پول با استفاده از یک برنامه حسابداری مناسب می‌تواند یک منبع اطلاعات مناسب برای برنامه‌ریزی‌های آینده باشد. در ماه‌های آینده با مراجعه به تاریخچه حساب‌ها، می‌توانید حتی برای هر هفته از رستوران خود برنامه‌ریزی دقیق مالی داشته باشید.
- گزارش‌های روزانه رستوران خود را بررسی کنید
عادت داشته باشید که روزانه حساب را از طریق برنامه حسابداری خود بررسی کنید. با انجام این کار، شما می‌توانید ذهنیت روشنی از میزان فروش و هزینه‌های روزانه خود به دست آورید. به این ترتیب می‌توانید بررسی کنید که رستوران شما به اندازه کافی خوب عمل می‌کند یا خیر.
اگر الگویی وجود دارد که فروش شما از آن پیروی می‌کند، سعی کنید این الگو را پیدا کنید و ببینید چه کاری می‌توانید برای بهبود آن انجام دهید و چگونه می‌توانید فروش خود را بهتر کنید. این کار فقط به شما در برنامه‌ریزی و فروش بهتر کمک نمی‌کند، بلکه هزینه‌های غیر ضروری را نیز کاهش می‌دهد. - برای هزینه‌های شناخته شده آماده شوید
هنگامی که یک رستوران را اداره می‌کنید، هزینه‌های زیادی وجود دارند که تکرار می‌شوند و برای شما شناخته شده هستند. این موارد شامل اجاره، حقوق نیروی کار، قبض برق، مواد اولیه و موارد دیگر است. برای محاسبه دقیق این هزینه‌ها، می‌توانید به تاریخچه نرم‌افزار حسابداری خود مراجعه کنید.
برای تأمین این هزینه‌ها، ترجیحا همیشه پول نقد را کنار بگذارید و در ابتدای ماه هم این کار را بکنید. کنار گذاشتن این هزینه‌ها به شما کمک می‌کند که هم خیال راحت‌تری داشته باشید و هم تعادل مالی خود را حفظ کنید. - هزینه‌های جاری رستوران را تحت کنترل نگه دارید
در حالی که کارکنان مهم هستند و دستمزد منصفانه نیز باید به آن‌ها پرداخت کنید، تحت کنترل نگه داشتن هزینه کار نیز به همان اندازه مهم است.
با این حال، منظور ما این نیست که شما نباید به اندازه کافی به کارمندان خود حقوق پرداخت کنید، بلکه نباید از هزینه‌های رستوران خود سبقت بگیرید. توصیه می‌کنیم که کارمندانی را استخدام کنید که مهارت‌های مورد نیاز شما را داشته باشند و با پرداخت حقوق کافی به آن‌ها، بهره‌وری رستوران خود را در سطح بالا نگه دارید.
اکنون که می‌دانید چه مواردی در مدیریت مالی رستوران شما اهمیت دارند، به فکر استفاده بهینه از نرم‌افزار مالی خود باشید و تلاش کنید که هزینه‌های اضافی را کاهش دهید. به یاد داشته باشید زمانی که به مرحله‌ای برسید که هزینه‌های شما با میزان درآمد شما برابر شوند، به مرحله‌ای سرنوشت ساز رسیده‌اید.
در روزهای آینده میزان سود شما به تدریج بیشتر از هزینه‌ها می‌شود و با مدیریت صحیح و داشتن یک برنامه مالی مناسب، می‌توانید این روند رو به رشد را حفظ کنید.