سیستمهای اطلاعات حسابداری (AIS) ساختاری هستند که یک کسب و کار برای جمع آوری، ذخیره، مدیریت، پردازش، بازیابی و گزارش کردن داده مالی خود استفاده میکند، پس میتواند توسط حسابدارها، مشاوران، تحلیلگران تجاری، مدیران، مدیران ارشد مالی، حسابرسان، قانون گذاران و آژانس‌های حسابداری استفاده شود.
حسابدارهای متخصص عمیقا از AIS استفاده میکنند تا در شرح معاملات مالی و ثبت سوابق شرکت بیشترین سطح دقت را تضمین کنند و همچنین داده‌های مالی را به راحتی در دسترس افرادی که قانونا به دسترسی به آنها نیاز دارند قرار دهند: در عین حال داده را دست نخورده و ایمن نگه میدارند.
سیستمهای اطلاعات حسابداری عموما از 6 بخش اولیه تشکیل میشون که در ادامه به تفضیل با آنها آشنا خواهیم شد.
افراد AIS
افراد درون یک AIS فقط(صرفا) کاربران سیستم هستند. متخصصانی که ممکن است نیاز به استفاده از AIS یک سازمان داشته باشند ازجمله حسابداران، مشاوران، تحلیلگران تجاری، مدیران، مدیران ارشد مالی و حسابرس‌ها. یک AIS به بخشهای مختلف درون یک شرکت کمک میکند که با همدیگر کار کنند. (تا با هم همکاری کنند.)
برای مثال، مدیریت میتواند اهداف فروش را ایجاد کند (تعیین کند)که بعد کارکنان میتوانند صورت کالای متناسب با آن را سفارش دهند. سفارش کالا یک پرداخت را به بخش حسابداری اطلاع میدهد. وقتی فروش صورت گرفت، فروشندگان میتوانند سفارش مشتریان را وارد کنند، حسابداری میتواند سفارشات را لیست کند، انبار میتواند سفارش را آماده کند، بخش ترابری میتواند آن را ارسال کند و بخش حسابداری از یک دریافتی جدید اطلاع پیدا میکند. سپس بخش خدمات مشتری میتواند مرسوله مشتری را رهگیری کند و سیستم برای مدیریت گزارش‌های فروش را ایجاد کند. مدیران میتوانند هزینه های محصولات، ارسال، تولید و غیره را هم ببینند. (مدیران همچنین می توانند هزینه های موجودی، هزینه های حمل و نقل، هزینه های تولید و غیره را مشاهده کنند.)
با یک AIS که به خوبی طراحی شده باشد، تمام افراد درون یک سازمان که اجازه داشته باشند میتوانند به سیستم یکسان دسترسی داشته باشند و اطلاعات یکسانی دریافت کنند. یک AIS همچنین در صورت لزوم رساندن اطلاع رسانی به افراد خارج از سازمان را تسهیل میکند.
برای مثال مشاوران ممکن است از اطلاعات درون یک AIS برای بررسی کردن اثربخشی ساختار قیمت گذاری شرکت به واسطه نگاه کردن به داده‌های هزینه، فروش و درآمد استفاده کنند. همچنین حسابرس‌ها میتوانند از این داده‌ها برای ارزیابی کنترلهای داخلی، وضعیت مالی و انطباق داشتن با قانون ساربنز آکسلی یک شرکت استفاده کنند.
AIS باید طوری طراحی شود که نیازهای افرادی که از آن استفاده خواهند کرد را برآورده کند. همچنین استفاده از سیستم باید ساده باشد و باعث بهبود کارایی شود نه مانع آن.
روند و دستور العمل‌ها
روند و دستور العمل‌های یک AIS روش‌هایی هستند که برای جمع‌آوری، ذخیره‌سازی، بازیابی و پردازش داده ها استفاده میکند. این روشها هم دستی و هم خودکارند. داده میتواند هم از منابع داخلی (مثل کارمندان) و هم منابع خارجی (مثل سفارشات آنلاین مشتریان) بدست آید. روند و دستور العمل‌ها در نرم افزار AIS به صورت کد گذاری خواهند شد؛ همچنین باید از طریق آموزش و ارائه اسناد برای کارمندان “کدگذاری” شود. برای موثر بودن باید همواره از روند و دستور العمل‌ها پیروی شود.
داده AIS
به منظور ذخیره اطلاعات، یک AIS باید دارای یک ساختار پایگاه داده همچون اس کیو ال (SQL) داشته باشد که یک زبان کامپیوتر است که به طور رایج برای پایگاههای داده استفاده میشود. AIS همچنین به صفحات ورودی گوناگون برای انواع مختلف کاربران سیستم و ورودی داده و همچنین فرمتهای خروجی متنوع برای برطرف ساختن نیازهای کاربران مختلف و انواع گوناگون اطلاعات نیاز خواهد داشت.
داده موجود در AIS تمامی اطلاعات مالی مربوط به اعمال تجاری سازمان است. هر داده تجاری که بر دارایی شرکت اثر میگذارد باید درون AIS قرار گیرد.
نوع داده درون یک AIS به ذات کسب و کار بستگی دارد، اما ممکن است متشکل از موارد زیر باشد:
- سفارشات فروش
- صورتحسابهای مشتری
- گزارشات تحلیل فروش
- درخواستهای خرید
- صورتحسابهای فروشندهها
- لیست چکها
- دفتر کل
- داده های موجودی
- اطلاعات حقوق و دستمزد
- زمانبندی
- اطلاعات
- مالیاتی
سپس از این داده‌ها می‌توان برای آماده سازی گزارشات حسابداری، همچون وصولی‌های تعویق یافته، زمانبندی کاهش بها/استهلاک، تراز آزمایشی، سود زیان و … استفاده کرد. داشتن تمام این داده‌ها در یک جا-در AIS-ثبت سوابق، گزارش، تحلیل، حسابرسی و فعالیتهای تصمیم گیری یک کسب و کار را تسهیل می‌سازد. برای این که داده مفید باشد، باید کامل، صحیح و مرتبط باشد.
از طرف دیگر، مثالهایی از داده‌هایی که نباید وارد AIS شوند شامل نامههای غیر رسمی، مکاتبات، معرفی نامه ها و دفترچه های راهنما میشوند. این اسناد ممکن است دارای رابطه نزدیکی با دارایی شرکت باشند، اما، به استثنای پاورقی‌های استاندارد، واقعا بخشی از ثبت سوابق مالی شرکت نیستند.
نرم افزار AIS
بخش نرم افزاری یک AIS برنامه های کامپیوتری است که برای ذخیره سازی، بازیابی، پردازش و تحلیل داده های مالی شرکت استفاده میشوند. پیش از این که کامپیوتر وجود داشته باشد، یک AIS یک سیستم دستی بر پایه کاغذ بود، اما امروزه اکثر شرکتها از نرم افزار کامپیوتری به عنوان پایه AIS استفاده میکنند. کسب و کارهای کوچک ممکن است از حسابداری Intuit’s Quickbooks یا Sage’s Sage 50 استفاده کنند، اما موارد دیگری هم وجود دارند. کسب و کارهای با ابعاد بین کوچک و متوسط ممکن است از SAP’s Business One استفاده کنند. کسب و کارهای متوسط و بزرگ ممکن است از Microsoft’s Dynamics GP، Sage Group’s MAS 90 or MAS 200، Oracle’s PeopleSoft یا Epicor Financial Management استفاده کنند.
کیفیت، قابلیت اطمینان و امنیت عناصر کلیدی نرم افزار AIS موثرند. مدیران برای تصمیم گیری درباره شرکت بر اطلاعات خروجی این نرم افزار تکیه میکنند و برای گرفتن تصمیمات عاقلانه به اطلاعات با کیفیت نیاز دارند.
برنامه های نرم افزار AIS میتوانند شخصی سازی شوند تا نیازهای ویژه گونه‌های متفاوت کسب و کار را برآورده کنند. اگر یک برنامه موجود نیازهای یک شرکت را برآورده نسازد، برنامه میتواند در شرکت هم با ورودی اساسی از کاربران انتهایی توسعه یابد یا میتواند توسط یک شرکت ثالث به طور ویژه برای سازمان توسعه یابد. سیستم حتی میتواند به یک شرکت ویژه (تخصصی ) برون سپاری شود.
در مورد شرکتهای دارای معاملات عمومی، فرقی ندارد چه نرم افزار و گزینه‌های شخصی سازی آن کسب و کار انتخاب کند، قوانین ساربینز آکسلی ساختار AIS را تا حدی تحمیل میکنند. این امر به این خاطر است که قوانین ساربینز آکسلی کنترلهای داخلی و روندهای بازیابی را میسازند که شرکتهای عمومی باید از آنها پیروی کنند. این امر به این دلیل است که قوانین ساربینز آکسلی کنترل داخلی و روش‌های حسابرسی که شرکتهای دولتی باید مطابق آن باشند را تعیین می کنند.
زیرساخت فناوری اطلاعات
زیرساخت فناوری اطلاعات تنها نامی شکیل برای سخت افزاری است که برای به کار انداختن AIS استفاده میشود. اکثر این اجزاء سخت افزاری مواردی هستند که یک کسب و کار در هر صورت نیاز دارد داشته باشد، از جمله کامپیوتر، موبایل، سرور، پرینتر، محافظ موج، روتر، رسانه ذخیره سازی و احتمالا ذخیره برق پشتیبان. علاوه بر هزینه، فاکتورهایی که باید در انتخاب سخت افزار در نظر گرفت شامل سرعت، توانایی ذخیره سازی و داشتن یا نداشتن توانایی توسعه یافتن یا بروز شدن میشوند.
شاید از همه مهمتر، سخت افزار انتخاب شده برای AIS باید با نرم افزار مورد نظر سازگار باشد. در حالت ایده‌آل، نه تنها سازگار بلکه بهینه هم خواهد بود؛ یک سیستم سنگین بسیار کمتر از یک سیستم سریع مفید خواهد بود. یک راهی که کسب و کارها میتوانند به راحتی ملزومات سازگاری نرم افزار و سخت افزار را برآورده کنند از طریق تهیه سیستم جامعی است که شامل نرم افزار و سخت افزاری است که کسب و کار نیاز دارد. تهیه سیستم جامع از لحاظ تئوری به این معنی است که کسب و کار ترکیب بهینه‌ای از سخت افزار و نرم افزار را برای AIS خود بدست می‌آورد.
یک AIS خوب باید شامل برنامهای برای نگهداری، تعمیر، تعویض و بروز رسانی اجزاء سخت افزار و همچنین برنامهای برای دور انداختن سخت افزار معیوب یا قدیمی باشد.
کنترلهای داخلی
کنترلهای داخلی یک AIS تمهیدات امنیتی که برای محافظت از داده‌های حساس دارد هستند. این تمهیدات میتوانند به سادگی یک رمز عبور یا به پیچیدگی شناسایی بیومتریک باشند. یک AIS باید برای محافظت در برابر دسترسی کامپیوتر غیر مجاز و محدود ساختن دسترسی کاربران مجاز کنترل داخلی داشته باشد، که شامل برخی کاربران درون شرکت میشود. همچنین باید از دسترسی به فایل غیر مجاز توسط افرادی که تنها اجازه دسترسی به بخشهای انتخابی سیستم را دارند جلوگیری کند.
یک AIS شامل اطلاعات محرمانه نه تنها متعلق به شرکت بلکه به کارمندان و مشتریان خود است. این داده‌ها ممکن است شامل شماره شناسایی، اطلاعات حقوق، شماره کارت اعتباری و … باشد. تمام داده‌های درون AIS باید رمزگذاری شده باشند و دسترسی به سیستم باید نظارت شده باشد. فعالیت سیستم هم باید قابل رهگیری باشد.
یک AIS همچنین به کنترلهای داخلی که از آن در برابر ویروس‌های کامپیوتری، هکرها و دیگر تهدیدهای داخلی و خارجی امنیت شبکه محافظت کنند نیاز دارد. همچنین باید از فاجعه‌های طبیعی و نوسانات برقی که میتوانند باعث از بین رفتن داده شوند محافظت شود.
یک AIS در زندگی واقعی چگونه عمل میکند چگونه AIS در زندگی واقعی عمل می کند
دیده‌ایم که چگونه یک AIS دارای طراحی خوب به کسب و کار اجازه میدهد که روزانه روان اجرا شود ما دیدیم که چگونه یک AIS با طراحی خوب به یک تجارت اجازه می دهد تا به طور روزانه و بدون سرنشین کار کند یا اگر سیستم دارای طراحی بدی باشد عملکرد آن را کاهش دهد. سومین کاربرد یک AIS این است که وقتی یک کسب و کار مشکل دارد، داده درون AIS آن میتواند برای پرده برداشتن از این که چه مشکلی پیش آمده استفاده شود.
“پروندههای WorldCom و برادران لهمن دو مثال از این مورد هستند.”
در سال 2002 حسابرسان داخلی WorldCom ایگن مورس و سینتیا کوپر از AIS شرکت برای بر ملا کردن 4 میلیارد دلار تخصیص هزینه کلاهبرداری و دیگر ثبتهای حسابداری استفاده کردند. تحقیق آنها منجر به اخراج مدیر ارشد مالی اسکات سالیوان و همچنین قانون گذاری جدید شد؛ بخش 404 از قانون ساربینز آکسلی، که کنترل و روندهای مالی داخلی شرکتها را تنظیم میکند.
هنگام بررسی علل سقوط لهمن، یک بررسی از AIS آن و دیگر سیستمهای داده عنصر کلیدی بود، همراه با جمع آوری اسناد و بررسی، به علاوه مصاحبه با شاهدان. طبق گزارش 9 جلدی و 2200 صفحهای بازرس، جستجوی علل شکست شرکت “نیازمند تحقیق و بررسی گسترده از عملکرد، معامله، ارزش گذاری، امور مالی، حسابداری و دیگر سیستمهای داده بود.”
سیستمهای لهمن مثالی از نحوه ساختاری که AIS نباید داشته باشد را فراهم میکنند. گزارش بازرس آنتون ر. والوکا بیان میکند که، “لهمن هنگام تشکیل پرونده ورشکستگی خود، مجموعهای از 2600 سیستم نرم افزاری و برنامه داشت … بسیاری از سیستمهای لهمن سری، قدیمی یا غیر استاندارد بودند.”
بازرس تصمیم گرفت تا تلاش خود را روی 96 سیستمی که به منظر مرتبط‌تر میرسیدند متمرکز کند. این بازرسی نیازمند تمرین، مطالعه و سعی و خطا بود تا فقط استفاده از سیستمها را بیاموزند.
گزارش والوکا همچنین اشاره دارد که، “سیستمهای لهمن بسیار وابسته به هم بودند، اما رمزگشایی روابط آنها سخت بود به خوبی نوشته نشده بود. حل و رمزگشایی این سیستمها برای بدست آوردن اطلاعات ضروری تلاشی مضاعف برد.”
نتیجه گیری
شش بخش مؤلفه AIS همگی با هم کار میکنند تا به کارمندان کلیدی در جمع آوری، ذخیره سازی، مدیریت، پردازش، بازیابی و گزارش داده مالی کمک کنند. داشتن یک سیستم اطلاعات حسابداری به خوبی توسعه یافته و نگهداری شده که کارا و دقیق است بخشی ضروری از کسب و کار موفق است.
یک متخصص استخدام کنید: مشاوران مالی در حوزه خود را مقایسه کنید
پیدا کردن مشاور مالی درستی که مناسب نیازهای شما است نباید سخت باشد. ابزار رایگان SmartAsset در عرض 5 دقیقه شما را با مشاوران مالی معتبر در منطقه خودتان متصل میکند. هر مشاور توسط SmartAsset تایید شده و از لحاظ قانونی موظف است که به نفع شما عمل کند. اگر برای ارتباط با مشاوران محلی که به شما کمک خواهند کرد به اهداف مالی خود دست یابید آماده هستید، همین حالا شروع کنید.