مقدمه ای بر سیستم های اطلاعات حسابداری

مقدمه ای بر سیستم های اطلاعات حسابداری

سیستم‌های اطلاعات حسابداری (AIS) ساختاری هستند که یک کسب و کار برای جمع آوری، ذخیره، مدیریت، پردازش، بازیابی و گزارش کردن داده مالی خود استفاده می­کند، پس می­تواند توسط حسابدارها، مشاوران، تحلیلگران تجاری، مدیران، مدیران ارشد مالی، حسابرسان، قانون گذاران و آژانس­‌های حسابداری استفاده شود.

حسابدارهای متخصص عمیقا از AIS استفاده می­کنند تا در شرح معاملات مالی و ثبت سوابق شرکت بیشترین سطح دقت را تضمین کنند و همچنین داده­‌های مالی را به راحتی در دسترس افرادی که قانونا به دسترسی به آن­ها نیاز دارند قرار دهند: در عین حال داده را دست نخورده و ایمن نگه می­دارند.

سیستم‌­های اطلاعات حسابداری عموما از 6 بخش اولیه تشکیل می­شون که در ادامه به تفضیل با آنها آشنا خواهیم شد.

افراد AIS

افراد درون یک AIS فقط(صرفا) کاربران سیستم هستند. متخصصانی که ممکن است نیاز به استفاده از AIS یک سازمان داشته باشند ازجمله حسابداران، مشاوران، تحلیلگران تجاری، مدیران، مدیران ارشد مالی و حسابرس‌­ها. یک AIS به بخش­های مختلف درون یک شرکت کمک می­کند که با همدیگر کار کنند. (تا با هم همکاری کنند.)

برای مثال، مدیریت می­‌تواند اهداف فروش را ایجاد کند (تعیین کند)که بعد کارکنان می‌­توانند صورت کالای متناسب با آن را سفارش دهند. سفارش کالا یک پرداخت را به بخش حسابداری اطلاع می­‌دهد. وقتی فروش صورت گرفت، فروشندگان می­توانند سفارش مشتریان را وارد کنند، حسابداری می­‌تواند سفارشات را لیست کند، انبار می‌تواند سفارش را آماده کند، بخش ترابری می­‌تواند آن را ارسال کند و بخش حسابداری از یک دریافتی جدید اطلاع پیدا می­کند. سپس بخش خدمات مشتری می­‌تواند مرسوله مشتری را رهگیری کند و سیستم برای مدیریت گزارش­‌های فروش را ایجاد کند. مدیران می­‌توانند هزینه­ های محصولات، ارسال، تولید و غیره را هم ببینند. (مدیران همچنین می توانند هزینه های موجودی، هزینه های حمل و نقل، هزینه های تولید و غیره را مشاهده کنند.)

با یک AIS که به خوبی طراحی شده باشد، تمام افراد درون یک سازمان که اجازه داشته باشند می­‌توانند به سیستم یکسان دسترسی داشته باشند و اطلاعات یکسانی دریافت کنند. یک AIS همچنین در صورت لزوم رساندن اطلاع رسانی به افراد خارج از سازمان را تسهیل می­‌کند.

برای مثال مشاوران ممکن است از اطلاعات درون یک AIS برای بررسی کردن اثربخشی ساختار قیمت گذاری شرکت به واسطه نگاه کردن به داده‌های هزینه، فروش و درآمد استفاده کنند. همچنین حسابرس­‌ها می­توانند از این داده­‌ها برای ارزیابی کنترل­‌های داخلی، وضعیت مالی و انطباق داشتن با قانون ساربنز آکسلی یک شرکت استفاده کنند.

AIS باید طوری طراحی شود که نیازهای افرادی که از آن استفاده خواهند کرد را برآورده کند. همچنین استفاده از سیستم باید ساده باشد و باعث بهبود کارایی شود نه مانع آن.

روند و دستور العمل­‌ها

روند و دستور العمل­‌های یک AIS روش‌­هایی هستند که برای جمع‌آوری، ذخیره‌سازی، بازیابی و پردازش داده ها استفاده می­کند. این روش­ها هم دستی و هم خودکارند. داده می‌­تواند هم از منابع داخلی (مثل کارمندان) و هم منابع خارجی (مثل سفارشات آنلاین مشتریان) بدست آید. روند و دستور العمل‌­ها در نرم افزار AIS به صورت کد گذاری خواهند شد؛ همچنین باید از طریق آموزش و ارائه اسناد برای کارمندان “کدگذاری” شود. برای موثر بودن باید همواره از روند و دستور العمل­‌ها پیروی شود.

داده AIS

به منظور ذخیره اطلاعات، یک AIS باید دارای یک ساختار پایگاه داده همچون اس کیو ال (SQL) داشته باشد که یک زبان کامپیوتر است که به طور رایج برای پایگاه­های داده استفاده می­شود. AIS همچنین به صفحات ورودی گوناگون برای انواع مختلف کاربران سیستم و ورودی داده و همچنین فرمت­های خروجی متنوع برای برطرف ساختن نیازهای کاربران مختلف و انواع گوناگون اطلاعات نیاز خواهد داشت.

داده موجود در AIS تمامی اطلاعات مالی مربوط به اعمال تجاری سازمان است. هر داده تجاری که بر دارایی شرکت اثر می­گذارد باید درون AIS قرار گیرد.

نوع داده درون یک AIS به ذات کسب و کار بستگی دارد، اما ممکن است متشکل از موارد زیر باشد:

  • سفارشات فروش
  • صورتحساب­های مشتری
  • گزارشات تحلیل فروش
  • درخواست­های خرید
  • صورتحساب­های فروشنده­ها
  • لیست چک­ها
  • دفتر کل
  • داده های موجودی
  • اطلاعات حقوق و دستمزد
  • زمانبندی
  • اطلاعات
  • مالیاتی

سپس از این داده­‌ها می­‌توان برای آماده سازی گزارشات حسابداری، همچون وصولی­‌های تعویق یافته، زمانبندی کاهش بها/استهلاک، تراز آزمایشی، سود زیان و … استفاده کرد. داشتن تمام این داده‌­ها در یک جا-در AIS-ثبت سوابق، گزارش، تحلیل، حسابرسی و فعالیت­های تصمیم گیری یک کسب و کار را تسهیل می­‌سازد. برای این که داده مفید باشد، باید کامل، صحیح و مرتبط باشد.

از طرف دیگر، مثال­هایی از داده­‌هایی که نباید وارد AIS شوند شامل نامه­های غیر رسمی، مکاتبات، معرفی نامه­ ها و دفترچه­ های راهنما می­شوند. این اسناد ممکن است دارای رابطه نزدیکی با دارایی شرکت باشند، اما، به استثنای پاورقی­‌های استاندارد، واقعا بخشی از ثبت سوابق مالی شرکت نیستند.

نرم افزار AIS

بخش نرم افزاری یک AIS برنامه­ های کامپیوتری است که برای ذخیره سازی، بازیابی، پردازش و تحلیل داده­ های مالی شرکت استفاده می­شوند. پیش از این که کامپیوتر وجود داشته باشد، یک AIS  یک سیستم دستی بر پایه کاغذ بود، اما امروزه اکثر شرکت­ها از نرم افزار کامپیوتری به عنوان پایه AIS استفاده می­کنند. کسب و کارهای کوچک ممکن است از حسابداری Intuit’s Quickbooks یا Sage’s Sage 50 استفاده کنند، اما موارد دیگری هم وجود دارند. کسب و کارهای با ابعاد بین کوچک و متوسط ممکن است از SAP’s Business One استفاده کنند. کسب و کارهای متوسط و بزرگ ممکن است از Microsoft’s Dynamics GP، Sage Group’s MAS 90 or MAS 200، Oracle’s PeopleSoft یا Epicor Financial Management استفاده کنند.

کیفیت، قابلیت اطمینان و امنیت عناصر کلیدی نرم افزار AIS موثرند. مدیران برای تصمیم گیری درباره شرکت بر اطلاعات خروجی این نرم افزار تکیه می­کنند و برای گرفتن تصمیمات عاقلانه به اطلاعات با کیفیت نیاز دارند.

برنامه­ های نرم افزار AIS می­توانند شخصی سازی شوند تا نیازهای ویژه گونه­‌های متفاوت کسب و کار را برآورده کنند. اگر یک برنامه موجود نیازهای یک شرکت را برآورده نسازد، برنامه  می­تواند در شرکت هم با ورودی اساسی از کاربران انتهایی توسعه یابد یا می­تواند توسط یک شرکت ثالث به طور ویژه برای سازمان توسعه یابد. سیستم حتی می­تواند به یک شرکت ویژه (تخصصی ) برون سپاری شود.

در مورد شرکت­های دارای معاملات عمومی، فرقی ندارد چه نرم افزار و گزینه­‌های شخصی سازی آن کسب و کار انتخاب کند، قوانین ساربینز آکسلی ساختار AIS را تا حدی تحمیل می­کنند. این امر به این خاطر است که قوانین ساربینز آکسلی کنترل­های داخلی و روند­های بازیابی را می­سازند که شرکت­های عمومی باید از آن­ها پیروی کنند. این امر به این دلیل است که قوانین ساربینز آکسلی کنترل داخلی و روش‌های حسابرسی که شرکتهای دولتی باید مطابق آن باشند را تعیین می کنند.

زیرساخت فناوری اطلاعات

زیرساخت فناوری اطلاعات تنها نامی شکیل برای سخت افزاری است که برای به کار انداختن AIS استفاده می­شود. اکثر این اجزاء سخت افزاری مواردی هستند که یک کسب و کار در هر صورت نیاز دارد داشته باشد، از جمله کامپیوتر، موبایل، سرور، پرینتر، محافظ موج، روتر، رسانه ذخیره سازی و احتمالا ذخیره برق پشتیبان. علاوه بر هزینه، فاکتورهایی که باید در انتخاب سخت افزار در نظر گرفت شامل سرعت، توانایی ذخیره سازی و داشتن یا نداشتن توانایی توسعه یافتن یا بروز شدن می­شوند.

شاید از همه مهم­تر، سخت افزار انتخاب شده برای AIS باید با نرم افزار مورد نظر سازگار باشد. در حالت ایده‌­آل، نه تنها سازگار بلکه بهینه هم خواهد بود؛ یک سیستم سنگین بسیار کمتر از یک سیستم سریع مفید خواهد بود. یک راهی که کسب و کارها می­توانند به راحتی ملزومات سازگاری نرم افزار و سخت افزار را برآورده کنند از طریق تهیه سیستم جامعی است که شامل نرم افزار و سخت افزاری است که کسب و کار نیاز دارد. تهیه سیستم جامع از لحاظ تئوری به این معنی است که کسب و کار ترکیب بهینه­‌ای از سخت افزار و نرم افزار را برای AIS خود بدست می­‌آورد.

یک AIS خوب باید شامل برنامه­‌ای برای نگهداری، تعمیر، تعویض و بروز رسانی اجزاء سخت افزار و همچنین برنامه­ای برای دور انداختن سخت افزار معیوب یا قدیمی باشد.

کنترل­های داخلی

کنترل­های داخلی یک AIS تمهیدات امنیتی که برای محافظت از داده­‌های حساس دارد هستند. این تمهیدات می­توانند به سادگی یک رمز عبور یا به پیچیدگی شناسایی بیومتریک باشند. یک AIS باید برای محافظت در برابر دسترسی کامپیوتر غیر مجاز و محدود ساختن دسترسی کاربران مجاز کنترل داخلی داشته باشد، که شامل برخی کاربران درون شرکت می­شود. همچنین باید از دسترسی به فایل غیر مجاز توسط افرادی که تنها اجازه دسترسی به بخش­های انتخابی سیستم را دارند جلوگیری کند.

یک AIS شامل اطلاعات محرمانه نه تنها متعلق به شرکت بلکه به کارمندان و مشتریان خود است. این داده­‌ها ممکن است شامل شماره شناسایی، اطلاعات حقوق، شماره کارت اعتباری و … باشد. تمام داده­‌های درون AIS باید رمزگذاری شده باشند و دسترسی به سیستم باید نظارت شده باشد. فعالیت سیستم هم باید قابل رهگیری باشد.

یک AIS همچنین به کنترل­‌های داخلی که از آن در برابر ویروس‌­های کامپیوتری، هکرها و دیگر تهدیدهای داخلی و خارجی امنیت شبکه محافظت کنند نیاز دارد. همچنین باید از فاجعه­‌های طبیعی و نوسانات برقی که می­توانند باعث از بین رفتن داده شوند محافظت شود.

یک AIS در زندگی واقعی چگونه عمل می­کند چگونه AIS در زندگی واقعی عمل می کند

دیده­‌ایم که چگونه یک AIS دارای طراحی خوب به کسب و کار اجازه می­دهد که روزانه روان اجرا شود ما دیدیم که چگونه یک AIS با طراحی خوب به یک تجارت اجازه می دهد تا به طور روزانه و بدون سرنشین کار کند یا اگر سیستم دارای طراحی بدی باشد عملکرد آن را کاهش دهد. سومین کاربرد یک AIS این است که وقتی یک کسب و کار مشکل دارد، داده درون AIS آن می­تواند برای پرده برداشتن از این که چه مشکلی پیش آمده استفاده شود.

“پرونده­های WorldCom  و برادران لهمن دو مثال از این مورد هستند.”

در سال 2002 حسابرسان داخلی WorldCom ایگن مورس و سینتیا کوپر از AIS شرکت برای بر ملا کردن 4 میلیارد دلار تخصیص هزینه کلاهبرداری و دیگر ثبت­های حسابداری استفاده کردند. تحقیق آن­ها منجر به اخراج مدیر ارشد مالی اسکات سالیوان و همچنین قانون گذاری جدید شد؛ بخش 404 از قانون ساربینز آکسلی، که کنترل و روندهای مالی داخلی شرکت­ها را تنظیم می­کند.

هنگام بررسی علل سقوط لهمن، یک بررسی از AIS آن و دیگر سیستم­های داده عنصر کلیدی بود، همراه با جمع آوری اسناد و بررسی، به علاوه مصاحبه با شاهدان. طبق گزارش 9 جلدی و 2200 صفحه­ای بازرس، جستجوی علل شکست شرکت “نیازمند تحقیق و بررسی گسترده از عملکرد، معامله، ارزش گذاری، امور مالی، حسابداری و دیگر سیستم­‌های داده بود.”

سیستم­های لهمن مثالی از نحوه ساختاری که AIS نباید داشته باشد را فراهم می­کنند. گزارش بازرس آنتون ر. والوکا بیان می­کند که، “لهمن هنگام تشکیل پرونده ورشکستگی خود، مجموعه­ای از 2600 سیستم نرم افزاری و برنامه داشت … بسیاری از سیستم­‌های لهمن سری، قدیمی یا غیر استاندارد بودند.”

بازرس تصمیم گرفت تا تلاش خود را روی 96 سیستمی که به منظر مرتبط‌­تر می­رسیدند متمرکز کند. این بازرسی نیازمند تمرین، مطالعه و سعی و خطا بود تا فقط استفاده از سیستم­ها را بیاموزند.

گزارش والوکا همچنین اشاره دارد که، “سیستم­‌های لهمن بسیار وابسته به هم بودند، اما رمزگشایی روابط آن­ها سخت بود به خوبی نوشته نشده بود. حل و رمزگشایی این سیستم­ها برای بدست آوردن اطلاعات ضروری تلاشی مضاعف برد.”

نتیجه گیری

شش بخش مؤلفه AIS همگی با هم کار می­کنند تا به کارمندان کلیدی در جمع آوری، ذخیره سازی، مدیریت، پردازش، بازیابی و گزارش داده مالی کمک کنند. داشتن یک سیستم اطلاعات حسابداری به خوبی توسعه یافته و نگهداری شده که کارا و دقیق است بخشی ضروری از کسب و کار موفق است.

یک متخصص استخدام کنید: مشاوران مالی در حوزه خود را مقایسه کنید

پیدا کردن مشاور مالی درستی که مناسب نیازهای شما است نباید سخت باشد. ابزار رایگان SmartAsset در عرض 5 دقیقه شما را با مشاوران مالی معتبر در منطقه خودتان متصل می­کند. هر مشاور توسط SmartAsset تایید شده و از لحاظ قانونی موظف است که به نفع شما عمل کند. اگر برای ارتباط با مشاوران محلی که به شما کمک خواهند کرد به اهداف مالی خود دست یابید آماده هستید، همین حالا شروع کنید.

نظرات کاربران
فروشگاه اینترنتی
مشاوره فروش 021 22 22 11 42
پشتیبانی تلفنی 021 23067
درخواست پشتیبانی آنلاین