حسابداری کاری بسیار حساس است که اگر به درستی انجام نشود، تاثیر مستقیم خود را بر روی کسب و کار می‌گذارد و موجب زمین خوردن آن می‌شود. این روزها داشتن یک نرم‌افزار حسابداری دقیق و مناسب برای انجام سریع و صحیح امور حسابداری، ضروری است.
در ادامه به بررسی نکاتی که باید برای انتخاب درست و دقیق نرم‌افزارهای مالی و حسابداری در نظر بگیریم، می‌پردازیم تا بتوانیم کسب و کار خود را در مسیری صحیح هدایت کنیم.
نرم‌افزار حسابداری پاسخگوی تمام نیازهای مجموعه باشد
اولین نکته که برای تهیه نرم‌افزار حسابداری باید در نظر بگیرید، پاسخگویی آن نرم‌افزار به نیازهای مجموعه است. برای انتخاب نرم‌افزار ابتدا نیازها و انتظارات شغلتان از یک سیستم حسابداری را بشناسید؛ سپس امکانات نرم‌افزار حسابداری مورد نظر را بررسی کنید و ببینید آیا با نیازهای شما مطابقت دارد یا خیر.
سیستم گزارش‌دهی کاملی داشته باشد
گزارش‌هایی که از سیستم حسابداری شرکت تهیه می‌کنیم، تمام آنچه در سیستم حسابداری می‌گذرد و نتایج حاصل از آن را نمایش می‌هد. از این رو مدیران شرکت به گزارش‌های مالی توجه ویژه‌ای دارند. بنابراین امکان گزارش‌گیری‌های متنوع، از موارد مهم در هر نرم‌افزار حسابداری محسوب می‌شود.
امکان کنترل و تعیین سطح دسترسی برای کاربران را داشته باشد.
درستیِ اطلاعات وارد شده در نرم‌افزار حسابداری بسیار مهم است و هرگونه اشتباه یا خلل در ورود اطلاعات می‌تواند باعث بروز مشکلات بسیار زیادی در مجموعه شود. بنابراین کنترل و ثبت فعالیت کاربران نرم‌افزار حسابداری از مهم‌ترین دغدغه‌های مدیران است. این موضوع باید در انتخاب نرم‌افزار حسابداری مورد توجه قرار گیرد. در واقع امکان کنترل و محدود کردن و تعیین سطح دسترسی کاربران از مهم‌ترین امکانات یک نرم‌افزار حسابداری است.
یک سیستم پشتیبانی قوی و حرفه‌ای داشته باشد
از دیگر موضوعات مهم و تأثیرگذار در انتخاب نرم‌افزار حسابداری، نحوه پشتیبانی شرکت تولید‌کننده آن از کاربران است. پشتیبانیِ همه روزه در ساعات طولانی و وجود کارشناسان مجرب پشتیبانی باعث می‌شود خریدار با سهولت و اطمینان بیشتری از نرم‌افزار حسابداری استفاده کند. وجود روش‌های پشتیبانی متنوع به صورت آنلاین و آفلاین (تلفنی، حضوری و اعزام کارشناس) که بتواند در هر زمان و موقعیتی پاسخگوی سوالات و مسائل کاربران باشد، به آنها اطمینان خاطر می‌بخشد و این حس حمایت، اعتمادشان را به شرکت ارائه‌دهنده‌ی نرم‌افزار بیشتر می‌کند.
یکپارچه باشد
ارتباط بین زیرسیستم‌های نرم‌افزار مالی باعث می‌شود که سرعت تبادل و ثبت رویداد‌های مالی شرکت بیشتر شود. در این صورت می‌توان نسبت به صحت اطلاعات ثبت شده در نرم‌افزار حسابداری اطمینان بیشتری داشت. سهولت در ارتباط بین قسمت‌های مختلف نرم‌افزار مالی و همچنین امکان کنترل دقیق ارتباط بین قسمت‌های مختلف، از مهم‌ترین نکات در انتخاب سیستم‌های یکپارچه مالی است.
دارای قابلیت ارتقاء و افزایش امکانات باشد
اکثر کسب و کارها با گذر زمان رشد کرده و توسعه پیدا می‌کنند؛ حتی ممکن است بعضی قسمت‌های کسب و کار دچار تغییرات شود. در نتیجه‌ی این تحول، نیازهای مجموعه نیز تغییر کرده و بیشتر می‌شود. در این شرایط وجود یک نرم‌افزار حسابداری با قابلیت ارتقاء، کمک‌کننده است. صاحبان کسب و کار به جای تعویض نرم‌افزار حسابداری‌شان، کافی است درخواست ارتقاء نرم‌افزارشان را بدهند و یا امکانات مورد نظرشان را انتخاب کرده و به نرم‌افزار فعلی اضافه کنند.
(لیست امکانات افزونی نرم‌افزار هلو)
یادگیری و استفاده از آن آسان باشد
یکی دیگر از ویژگی‌های مهم سیستم‌های حسابداری، سرعت و سهولت پیاده‌سازی اطلاعات و همچنین سادگی کار با نرم‌افزار است. طراحی ساده و به دور از پیچیدگی‌های زائد، باعث استفاده بهتر و راحت‌تر کاربران می‌شود و امکان بروز خطا و اشتباه را تا حد زیادی کاهش می‌دهد.