در بحث فروش و حسابداری، معمولا با خرید و فروش‌های سر راست روبرو نیستیم. گاهی فروشنده تعهداتی می‌دهد و خریدار نیز مبالغی را پرداخت می‌کند. نوع پرداخت ها و تعهداتی که ایجاد می‌کنند، گاهی با هم تفاوت‌های زیادی دارند. در این میان، تفاوت بین علی الحساب و پیش پرداخت، می‌تواند برای بسیاری از افراد گیج کننده باشد.
این دو، علیرغم شباهت‌ها، تفاوت‌هایی با هم دارند که هر حسابدار و هر فرد فعال در زمینه معاملات، باید با آن‌ها آشنایی داشته باشد. در این مقاله تفاوت این دو اصطلاح را به طور دقیق شرح می‌دهیم. پس با ما همراه باشید.
پیش پرداخت چیست؟
پیش پرداخت به مبلغی گفته می‌شود که پیش از اجرای تعهد پرداخت می‌شود. مثلاً در صورتی که اجاره، دستمزد یا سایر بدهی‌ها، پیش از زمان شروع تعهد و پیش از زمان شروع قرارداد اجاره یا پرداخت دستمزد و غیره پرداخت شود، در حساب پیش پرداخت منظور می‌شود.
مثلا شما تعهد کرده‌اید که خدمات برگزاری یک سمینار را بر عهده بگیرید. در صورتی که پیش از شروع به کار، مشتری مبلغی از قرارداد را به شما پرداخت کند، این مبلغ پیش پرداخت نامیده می‌شود. شرکت‌های بزرگ و کوچک و افراد حقیقی و حقوقی معمولا به طور گسترده از پیش پرداخت استفاده می‌کنند.
مبلغ پیش پرداخت می‌تواند تمام یا بخشی از بدهی باشد. یعنی حتی در صورتی که مشتری کل مبلغ بدهی را پیش از شروع به کار پرداخت کند، این مبلغ به عنوان پیش پرداخت در نظر گرفته می‌شود. پیش پرداخت می‌تواند این اطمینان را ایجاد کند که شرکت مربوطه، خدمات یا کالاهای مورد نظر را برای مشتری تأمین خواهد کرد. دقت کنید شما زمانی پیش پرداخت را انجام می‌دهید که هنوز هیچ گونه خدماتی دریافت نکرده‌اید.
پیش پرداخت می‌تواند برای پرداخت اجاره بها و حق بیمه نیز انجام شود. نمونه متداول به این شکل است که برخی از افراد، اجاره خود را از قبل به صورت 6 ماهه، 3 ماهه یا 12 ماهه پرداخت می‌کنند. به این ترتیب، صاحب ملک متعهد خواهد شد که برای مدتی که اجاره آن پرداخت شده است، ملک را در اختیار فرد یا شرکت قرار دهد.
دقت کنید که مبالغی که به عنوان پیش پرداخت دریافت می‌کنید، به عنوان هزینه‌های جاری در ترازنامه ثبت می‌شوند. سپس در آینده در صورت لزوم، از آن‌ها استفاده کرده و بخش استفاده شده را از دارایی کم می‌کنید. مثلاً فرض کنیم که شما برای یک قرارداد، 6 میلیون تومان پیش پرداخت دریافت کرده‌اید. این مبلغ را به عنوان هزینه جاری ثبت می‌کنید.
اگر ماهانه 1 میلیون تومان اجاره محل پرداخت کنید، هر ماه، 1 میلیون تومان از مبلغی که به عنوان هزینه جاری ثبت کرده‌اید، کم می‌کنید. مزیت این کار این است که در زمان پر کردن اظهارنامه مالیاتی در پایان سال مالی، مبلغ پیش پرداخت به عنوان هزینه سود و زیاد ثبت نمی‌شود و در بخش پیش پرداخت‌ها قرار می‌گیرد. این مبلغ که در حساب شرکت شما موجود است، از مبلغ ترازنامه کم می‌شود و مالیات به آن تعلق نمی‌گیرد.
مبلغ پیش پرداخت معمولا پس از دریافت پیش فاکتور توسط مشتری به حساب فروشنده یا کارفرما منظور می‌شود. پیش فاکتور، یک فاکتور موقت است که به مشتری نشان می‌دهد خدمات یا کالاهای مورد تعهد، چه میزان برای وی هزینه در بر دارند. بعد از آن، طبق توافق طرفین، درصدی از مبلغ پیش فاکتور برای کارفرما پرداخت می‌شود. دقت کنید که پیش فاکتور یک فاکتور موقت است که در سیستم حسابداری مشتری و کارفرما ثبت نمی‌شود و صرفا هدف آن، آگاه سازی طرفین از میزان خدمات و هزینه آن‌ها است.
علی الحساب چیست؟
علی الحساب به نوعی از پرداخت گفته می‌شود که در آن، بخشی از خدمات یا کالاهای مورد انتظار توسط مشتری دریافت شده است. در واقع ارائه دهنده خدمات، بخشی از کار را آغاز کرده است و برای ادامه آن نیاز به پرداخت پول بیشتری دارد. این مبلغ که می‌تواند از مبالغ جزئی تا هنگفت را در بر بگیرد، به عنوان
علی الحساب شناخته می‌شود. در پرداخت علی الحساب، خریدار می‌تواند کل مبلغ بدهی را نیز پرداخت کند.
مبلغ علی الحساب، در حساب‌های سود و زیان شرکت یا سازمان ثبت می‌شود و به معنی ادای بخشی از تعهد است. پرداخت مبالغ علی الحساب این مزیت را دارد که با استفاده از آن، ارائه دهنده خدمت می‌تواند هزینه‌های مربوط به خدمات مورد تعهد خود را تأمین کند. علاوه بر این، خریدار می‌تواند بعد از اتمام هر بخش از تعهد، با خیال راحت، بخشی از بدهی را پرداخت کند. این که در چه مرحله‌ای از کار، چه میزان بدهی توسط خریدار به صورت علی الحساب تسویه شود، به توافق طرفین معامله بستگی دارد.
اکنون که با تفاوت بین علی الحساب و پیش پرداخت آشنا شده‌اید، می‌توانید در معاملات خود تصمیم بگیرید که به پیش پرداخت یا پرداخت علی الحساب نیاز دارید یا نه. همچنین مدیریت مبالغ مربوط به این دو نیز، برای شما ساده‌تر خواهد بود. به طور کلی می‌توان گفت که شما به عنوان کارفرما بهتر است که همیشه هزینه‌های پیش پرداخت را خارج از مبالغ سود و ضرر نگه دارید و در عوض سعی کنید که بعد از انجام بخشی از تعهدات خود، مبلغی را از مشتری به عنوان علی الحساب دریافت کنید.