چرا باید حساب و کتاب دفتری را با نرم افزارهای حسابداری جایگزین کرد؟
همان طور که می‌دانید، حسابداری یک زبان تجاری است که در همه کشورهای توسعه یافته و در حال توسعه، جایگاه خاصی دارد. هر شرکتی و هر کسب و کار از حسابداری استفاده می‌کند زیرا همه مشاغل پذیرفته‌اند که باید اطلاعات مالی و مدیریتی خود را برای پرداخت مالیات به دولت‌ها ارائه دهند و البته حسابداری یک ابزار ضروری برای پیشرفت در دنیای تجارت است.
با توسعه فناوری اطلاعات، استفاده از رایانه‌ها برای انجام امور حسابداری، کار بسیاری از حسابداران را راحت‌تر کرده است در حال حاضر می‌توان امور حسابداری را به دو دسته تقسیم کرد، حساب کتاب دفتری و حسابداری رایانه‌ای. در این مقاله ویژگی‌های اصلی هر دو را بررسی می‌کنیم تا ببینیم آیا هنوز جایی برای استفاده از حساب و کتاب دفتری باقی مانده است یا باید به نرم‌افزارهای حسابداری روی آورد.
چرخه حسابداری
چرخه حسابداری مراحل زیر را در بر می‌گیرد، ثبت همه معاملات همراه با جزئیات، تهیه مانده حساب شرکت، آماده سازی ترازنامه مالیاتی در پایان سال مالی، تهیه صورت‌های مالی و موارد دیگر. به طور کلی به صورت دستی، جزئیات هر معامله مانند اطلاعات مشتریان، مبالغ پرداخت شده، میزان بدهی، تاریخ معامله و غیره در دفاتر مخصوص ثبت می‌شوند.
در پایان دوره مالی، با کمک این دفاتر، میزان بدهی‌ها و دارایی‌های شرکت محاسبه می‌شوند. اگر آن‌ها با هم برابر نباشند، به معنی خطا در محاسبات است. در نگاه اول این کار چندان سخت به نظر نمی‌رسد و واقعاً هم همین‌طور است؛ اما وقتی با هزاران یا میلیون‌ها تراکنش و معامله روبرو باشید، اوضاع به طرز چشمگیری تغییر می‌کنند. بنابراین کوچک‌ترین اشتباهی در این چرخه می‌تواند باعث شود که اشتباهات بیشتری در کل حساب کتاب‌های دفتری رخ بدهند.
شرکت شما برای باقی ماندن در رقابت، باید کلیه عملکردهای سازمانی خود را تجزیه تحلیل کرده و هرگونه خطا و انحراف از برنامه را به حداقل برساند. بنابراین به نظر می‌رسد که حساب کتاب دفتری یک نقطه ضعف بزرگ برای بسیاری از شرکت‌های کوچک و بزرگ محسوب می‌شود. خصوصاً اینکه خطرهای مالی، بیش از هر چیزی می‌توانند موفقیت شرکت را تحت الشعاع قرار دهند.
چرا نرم افزار حسابداری اینقدر محبوب است؟
همان‌طور که گفتیم، ثبت معاملات در حسابداری، از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. در نرم‌افزارهای حسابداری، کاری که کارمندان انجام می‌دهند این است که اطلاعات را وارد رایانه کرده و اجازه می‌دهند که نرم‌افزار حسابداری باقی محاسبات را برای آن‌ها انجام بدهد. چرا که در مورد معاملات، جزئیات پیچیده‌تری نیز وجود دارند، مانند محاسبه حق بیمه، دستمزد، سود سهام و غیره.
بنابراین هر چه با پیشرفت در دنیای تجارت روبرو می‌شویم، نیاز به نرم‌افزارهایی که سریعاً محاسبات مورد نیاز ما را انجام می‌دهند نیز بیشتر می‌شود. در حالی که حساب و کتاب دستی می‌تواند برای شما نسبتا ارزان تمام شود (به دلیل نیروی کار و منابع نسبتاً ارزان و عدم نیاز به رایانه)، اما سرعت پایین، خطای بالا و عدم دستیابی به گزارش‌های سریع، از معایب این روش است. در مقابل حسابداری رایانه‌ای مزایای زیر را ارائه می‌دهد.
سرعت بالا و گزارش‌های سریع
همان‌طور که گفتیم، با استفاده از نرم‌افزار حسابداری، محاسبات با سرعت بالا و به طور دقیق انجام می‌شوند. همچنین شما هر زمان که بخواهید می‌توانید انواع مختلفی از گزارش‌ها را دریافت کنید. اطلاعاتی مانند آخرین معاملات، میزان دارایی و بدهی‌ها، اطلاعات تماس مشتریان و غیره. این موارد در صورتی که بخواهند به صورت دستی انجام شوند، همیشه ممکن است یک یا دو مورد از قلم بیفتند یا دیر به دست شما برسند.
قابلیت اطمینان
یک نرم‌افزار حسابداری به شما اطمینان می‌دهد که همه چیز با دقت و بدون خطا در حال پیشروی است. در صورت بروز خطا، نرم‌افزار بلافاصله به شما اعلان می‌دهد. بنابراین، در صورتی که اطلاعات معاملات را با دقت به نرم‌افزار داده باشید؛ امکان ایجاد خطا در محاسبات شما به صفر می‌رسد.
قابلیت تهیه نسخه پشتیبان
نسخه پشتیبان یکی از بهترین مزیت‌های نرم‌افزارهای حسابداری در مقابل حساب و کتاب دفتری است. شما می‌توانید از تمام اطلاعات مالی خود نسخه پشتیبان گرفته و آن‌ها را در یک فلش مموری ذخیره کنید. بنابراین امکان از بین رفتن سوابق مالی شما تقریباً صفر است.
شما همچنین می‌توانید در صورتی که اطلاعات را از دست دادید، آن‌ها را از طریق نرم افزار رایانه خود بازیابی کنید. این کاری است که نمی‌توانید با یک حساب کتاب دفتری انجام بدهید.
امکان کنترل داخلی
هر کسی که حساب و کتاب شما را انجام می‌دهد، می‌توانید نظارت کاملی بر تمام فعالیت‌های او داشته باشید. این امر به خصوص برای شرکت‌های بزرگ با معاملات کلان بسیار مهم است. چرا که عدم پیروی از قانون یا خط مشی‌های شرکت توسط حسابدار، می‌تواند مشکلات جدی را به وجود بیاورد. در حالی که شما حتی با استفاده از چنین نرم‌افزارهایی قادر خواهید بود که محدودیت دسترسی برای برخی از کارمندان ایجاد کنید تا تنها به کسانی که مورد تأییدتان هستند، اجازه دستیابی به اطلاعات مالی مهم را بدهید.
سهولت استفاده
اکثر نرم‌افزارهای حسابداری با آموزش‌های اولیه می‌توانند برای اکثر کارمندان قابل استفاده باشند. همچنین می‌توان این نرم‌افزارها را به صورت شبکه برای تمام کارمندان بخش حسابداری فعال کرد تا همه بتوانند به آن دسترسی داشته باشند.
بدیهی است که هنوز هم برخی از مشاغل خرد می‌توانند از حساب و کتاب دفتری استفاده کنند، اما در دنیای پر رقابت تجارت امروز، برای کسب و کارهایی که افق دیده گسترده دارند، روند ساده سازی چرخه حسابداری از اهمیت بالایی برخوردار است. خصوصا اگر با محاسبات پیچیده روبرو باشیم، حسابداری دستی نمی‌تواند پاسخگوی نیازها باشد.