دو دغدغه جدی در صنف آرایشگاه عبارت است از:
1: مدیریت مشتریان و زمانهای رزرو شده 2: مدیریت عملکرد کارکنان و سهم درآمدی آنها
مدیر آرایشگاه بایستی اطلاعات شخصی و توانمندی پرسنل را ثبت و نگهداری کند تا بر اساس آن امور خدماتی آرایشی مشتریان را مدیریت کند. معمولا در آرایشگاه‌ها بنا به تعرفه اتحادیه و عرف بازار، برای هر یک از امور خدماتی نرخ و تعرفه ثابتی وجود دارد و بخشی از این تعرفه به خود کارکنان بعنوان پورسانت تخصیص داده می‌شود . نگهداری سهم پورسانت هر یک از کارکنان از درآمد کل، یکی دیگر از سائل مالکان مجموعه های آرایشگاهی است.
مدیر مجموعه و یا اپراتور این نوع مجموعه های آرایشگاهی بایستی اطلاعات و مشخصات مشتریان خود را ثبت و نگهداری کنند تا درصورت درخواست مشتریان بتوانند زمان ارائه خدمات را برایشان رزرو و در صورت نیاز یادآوری نموده و پیامک ارسال کنند.
در این صنف با توجه به نوع خدمت ارائه شده ممکن است مواد خاصی از جمله رنگ مو و ….. مورد استفاده قرار گیرد به همین دلیل بایستی مدیریت مجموعه لیستی از تمام مواد مصرفی در آرایشگاه را تهیه و در انبار نگهداری کند و در صورت استفاده از هر کدام از مواد مصرفی آن را از لیست موجودی انبار کسر نماید.
مدیر مجموعه و یا اپراتور این نوع مجموعه ها بایستی لیستی از زمان حضورکارکنان داشته باشد تا در صورت تماس مشتریان بتواند برای آنها متناسب با پرسنل و کار خدماتی مدنظر زمانی را رزرو نماید. معمولا این رزرو ها در آرایشگاه‌های بزرگ که حجم کاری زیادی دارند، بصورت پیامک و یا پیام رسانهای اینترنتی بصورت یادآوری ارسال می‌گردد.
یکی از مهم‌ترین مراحل در این مجموعه ها ثبت و صدور فاکتور برای مشتریان می‌باشد. اپراتور بر اساس کارهای درخواستی هر مشتری و کارهای انجام شده در آن زمان، بایستی فاکتور صادر کند که در این فاکتور تمامی هزینه های مربوط به مشتری اعم از اجرت کارهای انجام شده و مواد مصرفی و متعاقب آن سهم هر یک از کارکنان بر اساس کارهای انجام شده ، از در آمد کل می‌باشد.
یکی دیگر از مسائلی که در آرایشگاه‌ها بصورت روزافزون در حال شکل گیری است اجاره صندلی‌های آرایشگاه‌ها به پرسنل می‌باشد. بدین صورت که پرسنل می‌توانند هر یک از صندلی‌ها را برای کارهای خود اجاره کنند که در این صورت اجاره بهای آن صندلی را برای مدت خاصی پرداخت می‌کنند و درعوض از درآمد کارهای ارائه شده سهم بیشتری را دریافت خواهند کرد. حالت دیگری نیز وجود دارد که در آن پرسنل فقط به ازای کارهای خدماتی ارائه شده پورسانت دریافت می‌کنند و هر صندلی که خالی باشد را می‌توانند مورد استفاده قرار دهند. البته ترکیبی از این دو حالت نیز امکان پذیر خواهد بود.
قطعاً ثبت و نگهداری تمامی هزینه ها و درآمدهای روزانه و روزمره در قالب یک لیست قابل اطمینان برای هر مدیری می‌تواند راه‌گشا و تاثیر گذار باشد.
یک مدیر توانا، نیاز به تهیه گزارش‌های مختلف و متعددی از تمام فعالیت‌ها و تراکنش‌ها و موجودی های آرایشگاه خود دارد که همین امر نیاز به یک سیستم نرم افزاری و دقیق را مشخص می‌کند.
نیازهای این صنف عبارتند از :
- امکان معرفی پرسنل آرایشگاه
- امکان تخصیص امور خدماتی آرایشگاه به هر یک از پرسنل
- امکان تخصیص درصد پورسانت کارهای خدماتی به هر یک از پرسنل
- امکان معرفی مشتریان
- امکان تخصیص درصد تخفیف به هر یک از مشتریان ثابت
- امکان ثبت درخواست و رزرو وقت برای مشتریان
- امکان ثبت و خرید مواد مصرفی در آرایشگاه
- امکان صدور فاکتور برای مشتری بر اساس کارهای انجام شده
- امکان تهیه گزارش از کارهای خدماتی انجام شده توسط هر پرسنل
- امکان تهیه گزارش از کارهای خدماتی انجام شده برای هر مشتری
- امکان تهیه گزارش از بدهکاری و بستانکاری هر یک از مشریان
- امکان تهیه گزارش از بدهکاری و بستانکاری هر یک از پرسنل