حسابداران شرکتها همواره با این سوال مواجه هستند که از بین تعداد زیادی نرم افزار حسابداری و مالی شرکتی موجود در بازار که تولیدکنندگانِ هر کدام با روشی سعی در ترغیب کاربران به خرید محصولاتشان دارند، کدام را انتخاب کنند. بعضی شرکتها نسخه رایگان ارائه می‌دهند و بعضی دیگر ضمانت می‌کنند که در صورت عدم رضایت مشتری، وجه دریافتی را بازمی‌گردانند. شرکتی دیگر با انبوه تبلیغات، حسابداران را وسوسه به خرید می‌کند و دیگری از سال‌های متوالی سابقه‌اش بهره می‌برد.
انتخاب نادرست نرم افزار حسابداری و مالی، فعالیت عادی شرکت را دچار اختلال کرده و حتی ممکن است متوقف کند. پس لازم است با شناخت خصوصیات یک نرم افزار حسابداری خوب، اطلاعات خود را بالا برده و نرم افزار حسابداری مناسب شغلمان را انتخاب کنیم.
ابتدا ببینیم ویژگیهای نرم افزار حسابداری و مالی شرکتی چیست و سپس نحوه انتخاب نرم افزار را بررسی کنیم.
نرم افزار حسابداری و مالی شرکتی چه ویژگی هایی دارد؟
نیازهای حسابداری در یک شرکت طبیعتاً متفاوت با نیازهای یک فروشگاه یا تولیدی است. از این روز برخی شرکتها مانند شرکت هلو، نرم افزار حسابداری ویژه کسب و کارهای شرکتی را طراحی و تهیه کرده‌اند تا پاسخگوی این جنبه از نیازهای کاربران باشند.
در این دسته از نرم‌افزارها می‌توانید عملیات انبار، خرید و فروش، گردش چک و بانک، درج فاکتور، امکان گزارش گیری از سود براساس بازه های زمانی دلخواه هر فاکتور، هر کالا و هر طرف حساب را انجام دهید. نرم‌افزار حسابداری شرکتی هلو بر اساس نیاز های حسابداری کسب و کار ها به چهار سطح ساده، متوسط، پیشرفته (جامع ادواری) و ویژه (جامع جاری ) دسته بندی شده است.
از آنجایی که گاها شما نیاز به برخی از امکانات نسخه بالاتر را دارید ولی تهیه نسخه قوی تر مقرون به صرفه نمی باشد، شما می توانید نیازمندی های خود را با خرید آن از بخش کیت های هلو مشکل خود را برطرف نمایید.
برخی از ویژگیهای یک نرم‌افزار حسابداری خوب چیست؟
- با قیمت مناسب مثل ساعت کار کند و مثل هلو راحت از گلو پایین رود!
- کار با این نرم افزار کمترین نیاز را به آموزش داشته باشد و نیازهای حسابداری را در بالاترین سطح برآورده کند.
- دارای امنیت بالایی باشد و اطلاعات حسابداری را در امان نگه دارد.
- دارای خدمات پشتیبانی باکیفیت باشد و در صورت نیاز کاربر، کارشناسانی کاربلد را به صورت حضوری اعزام کند.
ویژگیهای یک نرم‌افزار حسابداری نامناسب چیست؟
- کار با آن سخت بوده و کاربر را سردرگم کند.
- عملکرد کندی داشته، هنگ کند، دارای باگ باشد و در هنگام کار مدام پیغام خطا دهد.
- در محاسبات و گزارش‌گیری به صورت دقیق و صحیح عمل نکند.
- امنیت اطلاعات کاربران را تامین نکند، در نتیجه اطلاعات هر لحظه در خطر پاک شدن و سواستفاده قرار داشته باشند.
- نرم‌افزاری که فاقد سیستم مدون پشتیبانی باشد.
چطور نرم افزار حسابداری مناسب را پیدا کنیم؟
حسابداران برای بهترین انتخاب می‌توانند با گشت‌زنی در اینترنت، مطالعه مجلات و نشریات حسابداری و پرس‌و‌جو از دوستان و همکارانِ هم‌صنف یا بازدید از نمایشگاه‌های تخصصی نرم‌افزار، فهرست نام نرم افزارهای حسابداری و مالی شرکتی را به همراه فهرستی از امکانات، مزایا و لیست قیمت نرم‌افزار ها تهیه کرده و آن‌ها را به صورت دقیق بررسی نمایند تا یک نرم‌افزار را که از همه مناسب‌تر به نظر می‌رسد، انتخاب کنند. در نهایت می‌توانید برای نتیجه‌گیری بهتر با چند شرکت قرار بگذارید تا نمایش (دمو) نرم‌افزار برایتان برگزار شود.
انتخاب یک نرم افزار حسابداری خوب و مناسب شاید در قدم اول کاری سخت به نظر برسد، اما با در نظر داشتن تمام ویژگی‌هایی که یک نرم‌افزار خوب باید دارا باشد و همچنین با اطلاع از کلیه‌ی نیازهایی که در کسب و کار خود احساس می‌کنید، کار سختی برای انجام دادن باقی نمی‌ماند. با پرس و جو از سایر افراد فعال در حوزه‌ی خود درباره‌ی نرم افزار حسابداری مورد استفاده‌شان و با یک بررسی اجمالی می‌توانید به دیدگاه شفافی در مورد نرم افزار حسابداری که مناسبتان باشد برسید و پس از جلسات دمو می‌توانید بهترین گزینه را انتخاب کنید.