روابط عمومی، تلاش و اقداماتی است که هر مجموعه و سازمان برای برقراری ارتباط موثر و تاثیرگذاری بر عموم مردم و گروه‌هایی که با آن‌ها در ارتباط است، به کار می‌گیرد.
انجمن روابط عمومی آمریکا (PRSA)، روابط عمومی را این‌گونه تعریف کرده است: “یک فرآیند ارتباطی استراتژیک است که روابط دوطرف سودمند بین سازمان‌ها و مردم ایجاد می‌کند.”
مهم‌ترین هدف روابط عمومی چیست؟
خط مشی اصلی روابط عمومی، ایجاد اعتماد است. روابط عمومی با به‌کارگیری ابزارهای مختلف، بر افزایش حسن شهرت و اعتبار کسب و کار تمرکز می‌کند و در تلاش است به قلب و ذهن مردم راه پیدا کند تا حس خوشایند آن‌ها به برند پررنگ شود. این کار از طریق رسانه‌های مختلف و شبکه‌های اجتماعی پیش می‌رود. نیروهای روابط عمومی با برقراری ارتباط با مشتریان، از نظرات مثبت و منفی آن‌ها نسبت به سازمان و محصولات و خدمات آن مطلع شده و این نظرات را به درون سازمان انتقال می‌دهند تا از نکات منفی برای بهبود کیفیت خدمات و محصولات شرکت و از نکات مثبت به منظور تبلیغات استفاده شود. پس می‌توان گفت روابط عمومی، پلی برای ارتباط میان جامعه و شرکت است.
ابزارهای روابط عمومی چیست؟
در روابط عمومی، تاثیرگذاری بر مردم به شکل غیرمستقیم صورت می‌گیرد. به عنوان ابزارهای مورد استفاده در روابط عمومی، می‌توان از موارد زیر نام برد:
- حضور در شبکه‌های اجتماعی و ارتباطات آنلاین
- برگزاری مراسم و رویدادها
- برگزاری همایش، سمینار، سخنرانی و کنفرانس
- مصاحبه و پوشش خبری
- تحقیقات بازار براساس اطلاعات و نظرات مشتریان و مخاطبان
- بررسی و پاسخگویی به نظرات مثبت و منفی خارج از سازمان
مزایای روابط عمومی چیست؟
اگر هنوز در مجموعه خود بخشی را به انجام امور روابط عمومی اختصاص نداده‌اید، پس حتما از مزایای روابط عمومی بی‌اطلاعید. روابط عمومی برای شما نتایجی پدید می‌آورد که اگر از آن‌ها آگاه باشید، نمی‌توانید نادیده‌شان بگیرید و بدون اتلاف وقت به سراغ استفاده از آن خواهید رفت.
آگاهی از برند
همه روزه سیل عظیمی از تبلیغات، مردم را بمباران می‌کنند. این موضوع باعث می‌شود مخاطبان نسبت به تبلیغات خنثی شده و به آن توجه خاصی نشان ندهند. در این شرایط، نقش نیروهای روابط عمومی پررنگ می‌شود تا با برنامه‌ریزی خاص خود، برند را به مردم شناسانده و آگاهی آنان را نسبت به برند، افزایش دهند.
افزایش اعتبار
اعتبار کسب و کار، نقشی بسیار حیاتی در فروش ایفا می‌کند. طبق مطالعات انجام‌شده، تاثیر روابط عمومی بر بالا رفتن اعتبار کسب و کار در میان مصرف‌کنندگان، هفت برابر بیشتر از تاثیر تبلیغات است. مردم به کسب و کاری که تصویر آن در رسانه‌ها بدون زرق و برق اضافه و بدون دستکاری بازتاب می‌شود، بیشتر از کسب و کاری که تبلیغات آن همه جا را پر کرده اعتماد می‌کنند و بها می‌دهند.
مفید و مقرون به صرفه
به کارگیری استراتژی‌های روابط عمومی، در حین اینکه تاثیر مثبت زیادی به همراه دارد، نسبت به تبلیغات، هزینه‌های کمتری روی دوش‌تان می‌گذارد. از طرفی بازگشت سرمایه در روابط عمومی، بیشتر از تبلیغات است.
افزایش رضایت مشتری
هنگامی که مشتری می‌بیند به درخواست‌هایش توجه شده و پاسخ صحبت‌ها و سوالاتش را داده‌اید، احساس ارزشمندی و رضایت می‌کند. هرچقدر روابط عمومی مجموعه شما قوی‌تر و پررنگ‌تر عمل کند، میزان رضایت مشتریان هم بیشتر می‌شود که این موضوع کاملا به نفع شماست.
مراحل روابط عمومی
جمع‌آوری اطلاعات
گردآوری اطلاعات، اصلی‌ترین قدم برای شروع فرایند روابط عمومی است. در مرحله اول، از راه‌های مختلف به جمع‌آوری اطلاعات درباره مساله‌ای که سازمان با آن مواجه است می‌پردازیم. این بخش به سنجش افکار عمومی و بررسی عقیده و طرز تفکر مردم نسبت به موضوع مدنظر اختصاص دارد. این اطلاعات از طریق تماس‌های شخصی، مصاحبه‌ها، سوابق سازمان، اسناد عمومی و راه‌های دیگر، به دست می‌آید.
تفسیر و برنامه‌ریزی
برنامه‌ریزی، قدمی حیاتی در روابط عمومی است که نمی‌توان آن را نادیده گرفت. در این مرحله باید اطلاعاتی که در مورد عقاید مردم و زاویه دید آن‌ها به دست آمده را تجزیه و تحلیل کنیم و در آخر با استفاده از نتایج به دست آمده و با درنظر گرفتن اهداف سازمان، یک برنامه‌ی قوی و کاربردی طراحی کنیم.
اجرای برنامه‌ها
عمل و اقدام سومین مرحله روابط عمومی است. حالا وقت آن رسیده که برنامه‌های پیشنهادی و توصیه‌های مشاوران روابط عمومی به مرحله‌ی اجرا گذاشته شود؛ این به این معناست که باید مردم را در جریان تغییرات پیش رو قرار داد و با استفاده از همه‌ی وسایل ارتباط جمعی یا چندین مورد از آن‌ها، حسن نیت و اعتماد مردم را نسبت به سازمان، جلب کرد.
سنجش و ارزیابی
پس از انجام تمامی مراحل قبلی، باید موفقیت برنامه‌های روابط عمومی مورد ارزیابی قرار بگیرد. می‌توانید با بررسی تعداد نامه‌ها و ایمل‌هایی که پست می‌شوند، بازخوردها و واکنش‌هایی که در شبکه‌های اجتماعی می‌گیرید و با توزیع پرسش‌نامه بین مخاطبان به صورت تصادفی، تماس تلفنی و موارد دیگر، نتایج برنامه‌هایتان را مورد ارزیابی قرار دهید.
آیا شما هم باید روابط عمومی داشته باشید؟
برندهای بزرگ و مطرح دنیا در کنار تمام برنامه‌هایشان، برنامه‌هایی هم برای روابط عمومی درنظر دارند. روابط عمومی با افزایش آگاهی مردم از برند و جلب اعتماد آن‌ها، بهتر از تبلیغات عمل کرده و راه را برای موفقیت هموار می‌کند.
وجود یک بیلبورد تبلیغاتی یا تبلیغات گسترده‌ی تلویزیونی، توجه مردم را جلب می‌کند، اما وقتی مخاطبان از طریق برنامه‌های روابط عمومی به شناخت کافی از برند شما برسند، ارتباط نزدیک و همدلی بیشتری بین شما و آن‌ها شکل خواهد گرفت که این مساله در نهایت منجر به موفقیت بلندمدت مجموعه‌تان خواهد شد.
مطالب مرتبط: