A Business Process Management Solution (BPMS) brings technology into the BPM equation by providing a platform to model, manage, optimize, and rapidly adjust business processes. These technology solutions are toolkits for solving multiple process-related issues through automation, collaboration and visibility.
هنگام بررسی گزینه های مختلف BPMS در بازار، مهم است که ویژگی های مختلف این ابزار را درک کنید تا مطمئن شوید که ابزار مناسبی برای کسب و کار تان را انتخاب می کنید. نمودار زیر یک سطح بالایی از قابلیت های کلیدی را که BPMS می تواند ارائه دهد فراهم می کند.
اجزای اصلی هر BPMS عبارتند از:
مخزن فرآیند (process source)
یک مکان مرکزی برای ذخیره، دسته بندی و دسترسی به فرآیندها، فرآیندهای فرعی و مصنوعات مرتبط (مانند سرویس، داشبورد، کنترل / ویجت) فراهم می کند. تمام فرایندهای موجود در مخزن توسط یک نمودار پردازش، نشان دهنده فعالیت های انسان و سیستم، تعریف شده است.
ابزار مدلسازی گرافیکی (Graphical Modeling Notation)
ابزار مدلسازی گرافیکی همانند ابزار مدلسازی در BPM، مانند مدلساز BPMN، یک روش گرافیکی است که با استفاده از آن یک نمای گرافیکی از گردش فیزیکی کار ایجاد میشود. این ابزار بهترین روش برای نمایش وضعیت فیزیکی فرایندها برای تحلیلگران و مالکان فرایندها بوده و آنها را قادر به مشاهده وضعیت موجود فرایند طراحی شده میسازد. توانایی این ابزار به نحوی است که بهترین وجه نمایش گرافیکی از وضعیت فرایندها را در سازمان ایجاد مینماید تا عملیات بهبود در چرخه حیات فرایندها با سرعت و درجه اطمینان بالاتری صورت پذیرد. این بخش امکان نمایش تصویری فرایندها را در مرحله اول برای تحلیلگران و در مرحله دوم برای متخصصین فراهم مینماید تا به بهترین شکل بتوانند نسبت به بهبود بخشیدن چرخه حیات فرایندها اقدام کنند.
این ابزار باید قادر باشد به سادهترین وجه ممکن، امکان طراحی فرایند به صورت فیزیکی را فراهم نماید. همچنین ممکن است یک فرایند به صورت گروهی از فرایندهای زیرمجموعه طراحی شود، و یا گاهی لازم است ارتباطات فرایند با سایر فرایندها ایجاد شود و امکان اصلاح فرایند به صورت بههنگام فراهم باشد. کلیه این امکانات باید در این ابزار دیده شوند و نیز این ابزار باید امکان ذخیره ویرایشهای مختلف از یک فرایند را میسر سازد. همچنین قابلیتهای لازم برای گزارشگیری از فرایند موجود بایستی در آن لحاظ شود.
موتورگردش کار(Work Flow Engine)
وظایف را به شرکت کنندگان مختلف فرآیند با اطلاع از داده ها اختصاص می دهد. به طور کلی، یک موتور گردش کار می تواند هر دنباله ای از مراحل یا فعالیت های دلخواه را بر اساس جریان روند و قوانین مربوط به مسیریابی اجرا کند.
مهندسی رفت و برگشت (Round-trip Engineering)
این ابزار یکی از مهمترین ابزارها در مدیریت فرایندهای کسبوکار میباشد. کاربرد آن در این است که پس از تهیه و تدوین مدل گردش کار فرایند و ایجاد اجزای فیزیکی گردش اطلاعات، ممکن است لازم باشد، تغییراتی در فرایند اعمال شود که میبایستی این تغییرات در مدل گرافیکی و در کمترین زمان اعمال گردد. این قابلیت در تعداد کمی از فروشندگان مجموعه نرمافزارهای مدیریت فرایندهای کسبوکار موجود است.
سیستم یکپارچه (Integrated system)
پیوندها یا داده ها را از دیگر سیستم های محاسباتی، برنامه های کاربردی وگردش کارها و سیستم های اطلاعاتی و پایگاه داده ها در فرآیند ها(معمولا از طریق خدمات) ادغام می کند.تعریف اطلاعات مهم و مورد نیاز در جریان هر فرایند: از آنجایی که از یک روش فرایندی برای تشریح نرمافزارهای سیستم استفاده میشود، به همین سبب این نیاز احساس میگردد که نرمافزار BPMS باید قابلیتی را برای ایجاد گزارشاهای خاص مربوط به فرایندها داشته باشد. اطلاعاتی مانند زمان ورود در فرایندها و یا تاخیرات بین دو عملیات مربوط به یک فرایند، مشخصاتی هستند که بدون نیاز به ایجاد بانک اطلاعاتی (مانند SQL) میتوانند، توسط این ابزار ایجاد شوند.
ابزارهای یکپارچهسازی کاربردها(Enterprise Application IntegrationEAI)
در خلال اجرای بسیاری از فرایندهای کاری، علاوه بر عوامل انسانی، برخی از نرمافزارها هم مورد استفاده قرار میگیرند. به عنوان نمونه در یک بانک، در فرایند درخواست و پرداخت وام به یک متقاضی، از سیستم حسابهای سپردهی بانک، متوسط موجودی متقاضی در یک سال اخیر فرد تعیین میشود. از آنجا که برخی از این نرمافزارها ممکن است خارج از محیط BPMS تولید شده باشند، دخالت دادن سیستمهای اطلاعاتی در جریان فرآیندها از طریق ابزارهای یکپارچهسازی کاربردها (Enterprise Application Integration-EAI) صورت میگیرد که معمولاً یکی از اجزای اصلی BPMSها محسوب میگردد. این قابلیت به یکی از روشهای زیر پیادهسازی میشود:
استفاده از امکانات یک سرویسدهنده کاربردی و امکانات پیامرسانی آن
استفاده از پروتکلهای وب سرویس
فراخوانی مستقیم نرمافزار میهمان
استفاده از واسطهای فراخوانی API
معیارهای فرآیند (Process metrics)
جمع آوری و پردازش عملکرد داده ها (به عنوان مثال: زمان چرخه منابع، ترافیک صف کاری، وظایف فرآیند های سر رسیده) اجزای گزارش دهی اولیه مربوط به این داده ها را ارائه می دهد.
ابزار ساخت درگاه (Portal)
به منظور فراهمکردن امکان تعامل بین موتورهای گردش کار و سایر اجزای محصولات با کاربران BPMS، تولیدکنندگان این نرمافزار به فکر واسط کاربری و یکپارچهسازی عناصر آن در قالب پرتالهای سازمانی هستند. در این حالت هر مولفه واسط کاربر به عنوان یک Portlet پیادهسازی شده و در هر پرتال سازمانی قابل استفاده خواهد بود.
ابزار شبیهسازی و بهینهسازی (Simulation and Optimization)
این ابزار، امکاناتی را فراهم مینماید که در آن طراحی جدید فرایندها با وضعیت موجود مقایسه شده و سایر تاثیرات ناشی از اعمال تغییر در روند کارها مشخص شود. این ابزار در مدلسازی فرایندها و تجزیه و تحلیل آنها کاربرد دارد و قسمتی از اجزای تشکیلدهنده مدیریت فرایند کسبوکار، محسوب میگردد.
ابزار تعریف و ایجاد ارتباط بین رخدادهای خارجی
عوامل مهم دیگری که به صورت سیستماتیک بر روی فرایندها اثرگذارند، رویدادها و موجودیتهای خارجی هستند. سیستمهای مدیریت فرآیند کسبوکار پیشرفته، ورودیهای منابع انسانی و سیستمهای اطلاعاتی را دریافت کرده و خروجیهایی در قبال رخدادهای به وجود آمده ایجاد میکنند. لذا یک محیط جهت تعریف و ایجاد ارتباط بین رخدادهای خارجی در یک محیط گرافیکی الزامی است که این ابزار نیز یکی دیگر از قابلیتهای نرمافزارهای BPMS است.
Engines and components of BPMS Software
